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风电分公司工程建设文件和档案管理规定 第一章 总 则 本规定主要管理对象的定义 工程建设文件：指的是在工程建设过程中形成的各种形式的信息纪录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。 工程建设档案：指的是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录，简称为工程档案。 本规定编写的目的 为了规范工程实施期间工程文件的管理工作，保证参建各方信息交流渠道的畅通，促进工程建设活动协调、有序、连续的进行。 为了使工程的基本建设项目档案与项目建设进程同步，保证工程结束时档案资料能在较短的时间内顺利移交，为将来风电场的运行维护以及再次扩建提供依据。 本规定依据下列文件编写，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 50328 《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 11822 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 DA/T 28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 档发[2006]2号《重大建设项目档案验收办法》 《华能集团重大建设项目档案专项验收实施细则》 《华能火电建设项目文件归档制度（试用）》） 《中国华能集团公司工程建设管理规范》 基建工程建设的勘察、设计、施工、监理合同 本规定的适用范围 本规定所指的工程文件只包括施工文件和监理文件；所指的工程档案只包括施工过程中形成的工程建设档案。 项目监理部在对设计院的设计过程（包括可研、初设、施工图、竣工图各个阶段）、实施监理所产生的工程文件，包含在监理文件之中，归档时单独组卷。 第二章 工程文件管理 工程文件的产生 施工期间参建各方需要发出工程文件时，必须遵守本规定的程序；要有单位内部审批、签认、盖章的过程；要使用规定的表格。 工程文件的内容应当简洁明了，有追溯性内容时应交待明白追溯关系（如材料报审表中应注明该材料使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存处等）。 工程文件有附件时，主文件中应注明附件的份数和每份的页数。 本工程的工程文件采用在线电子文件和离线纸介质文件双轨运行的方式，签署在纸介质文件上进行。产生工程文件的一方以及交流过程中签署意见的各方，必须保证两种介质工程文件内容的一致性，谁录入谁负责。 发出的文件应该标注发文单位的文件编号，应保留发文底稿。 工程文件的传递 各参建单位都应指定一名负责工程文件收发的人员，最好相对固定,也就是说一个单位的工程文件最好只有一个出入口。 各参建单位都应建立自己的工程文件编号系统，发出的正式工程文件必须编号。没有发文单位编号的文件，接收单位可以按非正式文件对待。 为了保证工程文件的时效性，参建各方在接收工程文件时，应当检查电子文件是否同时收到，没收到则应当及时向发文单位索要，发文单位应当无条件予以提供。 工程文件的电子版一律采用Microsoft office的格式。个别工程文件的附件（如试验检测结果、材料供应商的资质或质量证明等等）如果不便形成Microsoft office格式电子文件时，可以使用电子扫描文件。 文件传递应遵守规定程序，接收文件要在发文方登记簿上签字，要在本方收文簿上认真登记、编号；要遵守文件的处理时限。 工程文件的存储 参建各单位都应当指定专人负责工程文件的保管，不要让工程文件滞留在个人手中。 工程文件应当按科学的分类方法有序存放，要尽量做到既可满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又方便项目竣工后工程文件的归档和移交。 工程文件的电子版应当在指定的微机中建立与纸介质文件分类方法相对应的子目录系统分类存放，要建立定期备份的制度。 要采取有效的措施确保纸介质工程文件的安全保管，避免水、火、霉、蚀。 第三章 工程档案管理职责 建设单位的职责 在与勘察、设计、监理、施工、设备供货等单位签订协议或合同时，应对工程档案的套数、质量、移交时间等提出明确要求。 负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档,监理部配合文件的收集工作。 在设备到货时负责接收设备资料及时归档，在设备安装时为施工单位提供借阅（用）服务。 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理、设备供货等单位的工程文件形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理部监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 收集和汇总勘察、设计、施工、监理、设备供货等单位立卷归档的工程档案。 必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理、设备供货等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。 负责组织竣工图的绘制工作。 项目监理部职责 监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。 监理资料必须及时整理，要保证真实完整、分类有序。在施工阶段应对施工单位工程文件的形成