浅议电子档案的规范化管理及其安全性对策.pdfVIP

浅 议 电 子 档 案 的 规 范 化 管 理 及 其 安 全 性 对 策 杨军 ( 安徽省蚌埠市蚌埠热 电有限公司，安徽蚌埠233000) ：r 【}奄翻 由于电子档案是通过计率机避行操作、传输、存储等处理方式而形成的档案。其与传统娥质档案相 比有j }许多不同的特性，如：i j 非人工识谗挫、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共挚洼等等。正是 由于这些特性导致了其安套}生的问题 。同时在 电子档案的榆， ：入、输 出、存储 、传输过程中也不可避免的会产生误操作、丢失、病毒殁黑客侵犯等危害 。因此对 电子档案 的管理要在纸质档案 ·管理 的基础’ ，E采取一些切实可行的安全措施 。防惠于未然 ，以确保 电子档案的安套挫、完垫洼和准确性 。 ：溶翱 】电子档案 ；规范化管理；安套巨对麓 ， t _ ，? 由于电子档案是通过计算机进行操作、传输、存储等处理方式而 利用，—套异地保管，以提高归档 电子文件 的安全性和可靠性。保障后 形成 的档案，其与传鳓鲫艄案相比有蕾午多不 同的特性，如：非人工续利用活动的开展 。 识读性、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共享性等等 。正是 2】运用 “防火墙 ”技术，防止非法访问及病毒入侵 。所谓 “防火 由于这些特性导致 了其安全性的问题。同时在电子档案的输入、输出、 墙 “是一种访 问控制技术，它是建立在专用 网络及公用网络之间的—道 存储、传输过程中也不可避爱 ．的会产生误操作、丢失、病毒及黑客侵犯 保护性措施。。同是符合事前设置 的安全规定 的信息允诺F迢挝，否则将拒 等危害。因此对电子档案的管理要在纸质档案管理的基础上采取一些切 之 门外 。以此用于实现对外来非法访 问的控制及防止 内部重要信息的非 实可行 的安全措施，防患于未然 ，以确保电子档案的安全 性、完整性和法输出。因此， “防火墙 。技术是 当今电子档案安全技术不可缺少 的保 准确性。 护神。与此同时，防止计算机腐毒入侵也是保护电子档案不可忽视 的重 下面分别就电子档案如何进行规范管理及如何最大程度的提升电 要 内容 。它包括预防和杀毒两个方面。为 了防止病毒入侵 ，要杜绝使用 子档案的安全J | 螳行浅议。 非法软件及一些未知安全性 的程序 。同时还必须在计算机系统中安装杀 一、电子档案的规范化管理的措施毒软件 ，并且要及 时更新升级， 以确保网络与系统的安全，确保电子档 1) 确定电子文件的归档范围。主要包括文字材料、图像文件、图 案的真 实性及安全 性。 形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。如单位重大 3) 采用身份验证和文档加密手段 。为了防止无权限者操作系统和 活动和事件所形成的通知、方案、报告、会议纪要和总结性材料：单位 信息资源 ，通常在用户登录或实施某项操作之前，系统将对其身份进行 内各个业 务部门的年度计 划、总结、发展规划、年度报 告( 年鉴) 、各验 证，并根据事先 的设置来决定是 否许可。通常验明用户身份是采用 口 种 申报材料；科研 成果提交最终研究报告：单位与其他 部门在工作中形令来确认，安全的 口令应采用位数长于六位、大小写字 母及数字等混合 成的请示、报告、通知等行政公文和工作简报 ：单位和部 门需要长期保 使用，这样才能确保 口令的安全而不被非法用户轻易破解 。同时还应定 存 的文件栩牛斗等。 期更改 口令以防止密码泄露 。此外 ，在 电子文件传输过程 中还可 以采用 2) 明确电子文件的归档时间 。在电子档案的管理中分为年度 归公共密钥和