浅谈环境监测仪器设备的档案管理.pdfVIP

经渣簧理 浅 谈 环 境 监 测 仪 器 设 备 的 档 案 管 理 萧雯1宋依丽2 ( 1．温州市环保局固体废物管理中心，浙江温州325027 ；2 ．温州市平 阳县环境监测站，浙江平 阳325400) 【}商要] 通过对环境监测仪器档案管理和工作实践，．从仪器设备档案的收集、整理、鉴定和归档保管工作提示了妥善保管环境监测仪器的 程序和步骤 ，并对管理人员所应具备的素质提出了见解。 [ 关键 词] 环境监测仪器；设备档案；管理探讨 随着环境监测手段的日益先进，越 来越多的高科技仪器设备应用 但在调出或销毁之前，应挑选 出技术I 生很强，并对其他设备的使用、维 到环境监测工作中。仪器设备 已成为环境监测的重要物资基础，也成为 修、管理有参考利用价值的文件材料，予以继续保存 。鉴定档案一要根 反映环境监测技术状态和现代化程 良的重要标志之一。认真做好这些品 据每份档案的具体情况，分析文件的重要性、有效性和完整性，科学地 种繁多、性能各异、价格不等的仪器设备的档案管理，对保证仪器的正 判定档案的价值；二要重点考虑仪器设备利用的重要程度 以及未来利用 常运行 ，最大 限变}也发挥仪器设备的投资效益具有重要意义 。 的需要和保存 的效益 ，科学地确定其保管期限。 一、仪器设备档案的收集工作 四、仪器设备档案的归档保管工作 仪器设备管理工作同其它工作一 样，档案的收集尤为重要。除了 根据环境监 测仪器设备的特点，单台设备的建档应在设 备验收合 仪器设备购置、验收等活动过程 中形成的文件材料外，还应有上级有关 格后，正式投入使用时及时建档。仪器设备在使用过程中会形成使用、 仪器设备政策方面的综合I 生资料 。收集 的内容应包括仪器设备的原始档 检修、故障记录、重大事故的调查分析及处理意见，技术改造和开发过 案、综合管理档案 以及运行档案。这些档案材料对于充分发挥仪器设备 程中形成的技术文件材料。仪器只要是在用状态，就会不断地产生新的 在监测科研活动中的作用起着不可低估的影响。原始档案包括 以下两个 文件材料，直到仪器设备的自然寿命、经济寿命和技术寿命完结，设备 方面的内容 ：1) 申购档案：即在 申请购置过程中形成的基 础资料。包 档案才停止增长。因此档案管理^ 员要了解设备使用变化的全过程，实 括 申购计划、产品样本、报价单位和对 比资料、订货单、合同书以及上 行跟踪收集和跟踪管理，分阶段收集整理不断产生的仪器使用记录和维 级主管部门的批复、准购、批示等 ；2) 交接档案：仪器购 进、验收形 修记录 ，并及时归档 ，以保证档案材料的完整和准确。 成的档案资料。包括到货通知单、提货单、发票运单、开箱记录 以及随 五、仪器设备档案管理人员的基本素质 设备带来的全部技术资料( 设备原理图纸， 出厂验收单、合格证，使用 ( 一) 管理人员更有爱岗敬业精神 说明书，操作维修指导，备件、附件明细表) ；安装调试及验收工作记 档案管理是 一门专业性很强的工 作，这就要求管理人员热爱本职 录 ；索赔来往函件及结果文件等。 工作，忠于职守，具有高度的工作责任感、办事细心的工作态度、乐于 综合管理档案主要 包括上级有关仪器设备管理的政 策、业务管理 奉献的工作精神。由于仪器档案管理与其他档案管理工作有所不同，它 文件、本单位仪器设备的管理规定、规章制度：设备工作计划、购置计 涉及到仪器本身的价值平032作的开展，相 比之下责任更大 。档案管理人 划：申请报告及经费分配、调拨报告和批复；有关仪器设备业务工作的 员如保管不善，致使材料丢失，将直接影响了监测工作的开展。所 以管 综合I 生统计材料 。运行档案指设备投人使用后所形成的文字记录材料 。 理人员必须要有强烈的事业心，全身心地投入到这项工作 中去。 包括仪器设备操作规程，使用维护保养制度；使用记录、运转维修、检 ㈡管理人员要涉及广泛、精通业务