采购管理作业办法.doc

采购管理作业办法 □ 总则 第一条 目的 为使公司成品采购作业得到有效的执行与管理，特订定本办法。 第二条 适用范围 主要指国内外成品办货，国内外零件采购。 □ 下单作业 第三条 下单作业 一、目前下单方式有以下两种 （一）定期订单 （二）不定期订单（流水订单） 二、定期订单的定义：指对库存常备规格品拟定之月份计划性采购。 三、不定期订单的定义：指依客户别对规格品或非规格品之订货。 四、定期订单下单作业 （一）下定期订单前将现有库存、尚未进货量、预扣后库存、营业预估量、前三月平均销量等资料作为定期订单办货依据。 （二）完成〖定期订单试算表〗，并于每月规定日前完成定期订单（其中家具厂订单必须于每月底前完成），由专人提列签呈（桌柜类除外）。 （三）签呈上必须明列国内办货总金额，国外办货总金 额，ＣＩＦ费，进口关税，增值税，代理费费用。 （四）签呈及订单层呈权责主管签核后下单。 五、不定期订单（流水订单）下单作业 依据经过预扣后的订货明细，依厂商别拟定相应订单。 不定期订单（流水订单）呈部门主管签核后下单。 六、订制品下单作业 订制品下单时需附〖订制品申请书〗，下单方式依照流水订单下单执行。 七、紧急插单下单作业 若营业有紧急交货而无库存部分，采购应在合理范围内协调厂商全力配合进行紧急插单作业。紧急插单下单方式依照流水订单下单执行。 第四条 答交作业 采购在下单后，应与厂商就交期作确认，并将确认后的交期回复客服答交窗口，以利前端出货作业。 □ 办货追踪作业 第五条 办货追踪 一、订单下单后，即填具〖办货追踪表〗。 二、〖办货追踪表〗依厂商别制作，并依据仓库提供之〖到货日报表〗对所订购之物品进行到仓追踪。 □ 到货验收及正式答交 第六条 到货验收 一、家具厂产品到货验收 家具厂产品以〖交运单〗形式由仓库每天进行到货验收。 二、国内厂商产品到货验收 采购在收到厂商交货单时，即开立〖到货验收单〗，验收单上需注明订单号码，经权责主管签核后转仓库作到货验收之准备。 三、国外厂商产品到货验收 在收到厂商传真过来的发票及提单后，即开立到货验收单。到货验收单上需注明箱号及到货日。经签核后转仓库作到货验收之准备。 四、厂商直送产品到货验收 厂商直送产品至客户现场并组装完成后，采购须依据客户签认后之〖出货单〗开立到货验收单，经主管签核后转仓库做帐。 第七条 正式答交 一、在货品入仓并验收完成后，采购需对前端客服进行正式答交。 二、正式答交日期为货品实际入仓日。 □ 异常状况处理作业 第八条 异常状况定义 一、异常状况分为交期异常状况及商品异常状况。 二、交期异常状况指厂商交期递延。 三、商品异常状况指商品客诉。 第九条 交期递延处理作业 一、采购在获知递延交货之讯息时，应填具〖交货异常状况通知〗，在通知上应明确写出异常状况、影响之客户名称及相应处理对策，并应标示出最新预计入仓日。 二、交货异常状况通知经主管签核后，转单客服作相应调整作业。 第十条 客诉处理作业 一、客诉分为商品客诉和服务客诉。 二、商品客诉的定义：因商品质量问题而产生之客诉状况，属厂商之责任。 三、服务客诉的定义：因服务人员，仓储人员，订货人员，设计人员及营业人员的工作疏失而造成之客诉状况。 四、若有客诉状况发生，则由现场服务人员或仓储人员判定其客诉性质并依实际状况填写客诉单。 五、采购接获客诉单后进行客诉处理，将客诉单传真至厂商,请厂商做相应客诉处理结果回复。 六、在获知处理结果后，将相应讯息通知客服。 七、月底依厂商别汇总当月所有客诉单，制作〖月厂商客诉汇总表〗，于次月１日前完成并呈权责主管核阅。 □ 库存管控作业 第十一条 退厂维修作业 一、每月由仓储提列当月需退厂维修之不良品。（桌柜类产品依当月工事排程时序提前三天提列） 二、不良品退厂，填写〖退厂维修单〗。退厂维修产品修复成良品后，以〖维修交运单〗形式交运至物流仓库入帐；若不可维修，则由仓库提列报废。 □ 成品结算付款作业 第十二条 付款方式 一、目前付款方式分为两大类：国内付款及国外付款。 二、国内付款 （一）采购接获〖到货验收单〗之蓝联及黄联后，在蓝联上注明每项进货产品之不含税成本单价，并交财务预入帐。黄联自行存档，以作月末请款之凭证。 （二）厂商须于每次送货之后，将〖对帐单〗传真至采购，进行对帐。 （三）若对帐无误后，厂商应依据正确之出货金额开立发票，并于每月月底前统一寄送至采购。 （四）采购收到发票后，再次进行核对，若无误则填立〖付款证明凭单〗，附以相应之发票及到货验收单黄联，交部门主管及权责主管签核。（定期订单需附签呈正本） （五）付款凭证经签核后，转财务进行请付款作业。 三、国外付款 （一）海外厂商须于每次货柜装船后，将相应之发票、提单及保险单一并邮寄至采购。采购将各单据之复印件存档，正本邮寄至代理公司。单据转毕后