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时间管理的基本方法 一、消耗时间的因素 1. 办事拖拉 2. 会议冗长 3. 电话干扰 4. 犹豫不决 5. 过度承诺 6. 穷于应付突发事件 7. 交待不清，事情做错 8. 忽略事情过于复杂 9. 凡是事必亲躬 10. 完美主义 11. 不考虑轻重缓急 12. 没有规划，只凭记忆办事 13. 同样的错误总是一而再、再而三地出现 14. 个人组织能力不佳 二、时间管理的方法 1. 掌握工作的要求 所谓工作，就是每一项任务按照所要求的标准完成，完成之后再进行下一个任务。在刚进入任何一种工作领域时，都必须强制性地记住每一项所要从事的任务，这对於日后能否更顺畅地同时完成几项工作、完成什么样的工作须花多少时间的时间控管、将资料交给别人做时结果会怎么样，以及所进行的工作能否达到最低标准等，都会产生很大的影响。 2. 为工作设定期限。 组织里有各种必须要进行的工作，但只有决定了期限的工作才是应从事的工作。在期限内究竟能够完成到怎样的程度，是决定胜负的关键，超过期限的工作，有时是完全不具意义的。 把“期限”这一个概念灌输到脑中。在掌握工作的基本概念时，一定要记得在期限内完成该做的事。所以，每个领导者都应该养成始终把握期限的习惯，在工作时，必须同时考虑到相应的期限。这时，你不妨这样问：“现在我做这件工作大概要花多少时间，在这之后准备做哪件事，大概会进行到明天上午十一点钟左右，那么这件工作和那件工作，究竟哪一件先做好呢?”这样就可以把工作的优先顺序和必要性、期限等都确定清楚，才不致於延误了工作的进程。 3. 事先规划好时间与步骤，以收事半功倍之效。 有时堆积如山的文件，好像永远不会都减少，总是接踵而至的要与时间拔河，遇到这种情况，首先应该记录自己的时间分配方式，分析哪些习惯浪费时间，接著订定目标并拟定计划，以较实际的观点安排时程，最后找出浪费时间的原因与应对方法，改变这些坏习惯。我们可以采取以下的方法： a. 每天空出一小段时间来规划事情，可以有二到三倍的效果出现。 b. 将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段段时间里加速完成。 c. 学习绝对专心，不必同时做两三件事。 4. 分析工作的优先顺序，按照轻重缓急作处置。 管理顾问杜拉克（Peter F. Drucker）说过：“做正确的事”要比“按正确的方法把事情做对”来得重要。要掌控时间，就必须先能掌控自己。 首先设定个人目标，以便根据目标，分析工作的优先顺序，按照轻重缓急做处置。制定工作优先顺序有助于提高工作效率，避免将时间浪费在不重要的工作上，同时集中精神于紧急和重要的工作上，因此避免失去方向与目标。 为了能在期限内完成各式各样的工作，就必须在每个月、每周、每天中，分别决定好“待办任务”的优先顺序，这样虽然繁琐，但若养成习惯，处理起来就很方便。将所有的工作以一个月、一周、一天为单位列出清单，每天按照优先顺序进行处理。在排列工作的优先顺序时，常常是从到日倒著推算，算算应该从多少天之前著手该项工作，以便从容不迫地进行。 所设定的优先顺序必须经常评估。优先顺序可采用80/20原则来设定；完成20％的目标可能获得80％的效果，又或者如果你有十个事项要做，你只要能圆满达成最重要的两个项目，总好比同时处理十个事项，却不能达成预期的效果。Avis-Rent-a-Car, Inc.总裁汤森（Robert Townsend） 说：“要将你的百分之百的时间，用於关键问题的处理。” 重要的定义是能帮助我们达到目标，平衡人生的活动。而紧急的定义是必须立刻给予关注与行动的事物。根据紧急性与重要性决定： 1. 重要而且紧急：马上办。 2. 重要而不紧急：好好规划。 3. 不重要但很紧急：1.马上办，但只花一点时间；2.请人代办；3.集中处理。 4. 不重要也不紧急：有空再办。 5. 制定一个月的目标及计划。 我们应每个月回想一下，自己一个月内到底做了多少事情，即使对没有完成的工作，也应对自己这一个月完成到何种程度，第二个月要完成到何种程度之类的问题，明确地记录下来。 此外，也有必要制定一个月的目标，并按具体的日程如期地进行。方法之一是将一个月按四个星期进行分期管理。另外很多人都习惯在月底制定下个月的工作计划，但是这样的话，有时月初倒还能顺利进行，到月底便势必会堆积很多未完成的事情。不过，若这种方式适合自己的工作节奏，也未尝不可，重要的是，自己做得顺手。如果可行的话，最好在制定月计划时，留有一个星期左右的余裕。因此以“周”为单位制定日程的时候，在一周内也应适当考虑休息的时间。 6. 透过并行方式提高工作效率。 要在短时间内完成大量的工作，只有尽早着手和同时进行两种方法。例如，如果必须给十个人打电话，通常是将名单按一、二。。。的顺序排列好，由第一优先者先打起，再继续往下联系。一