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工程资料档案管理制度(起草) 目录 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 总则 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 术语 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 工程档案管理制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 工程文件收发及管理制度 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 行政部门档案管理职责 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 声像档案管理办法 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 档案、资料、图书借阅制度 总则 1.1.1 为提高建筑工程管理水平，规范建筑工程资料管理，充分发挥档案的作用，制定本规程。 1.1.2 本制度适用于公司档案的管理。 1.1.3 建筑工程资料与管理→工程准备阶段文件→监理、施工资料→竣工图→工程竣工文件→工程档案→组卷→归档。 1.1.4 管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有；员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。 1.1.5 档案分类：公司档案分为(文书档案、财务档案、人事档案、工程技术档案(各项目资料)、图纸资料、建设工程其他资料)。 1.1.6 管理部门：人事行政部负责文书档案、人事档案、工程技术档案的管理；财务部负责财务档案的管理。 1.1.7 工程资料共分成A、B、C、D四类：A为建设开发资料类，B为监理资料类，C为施工资料类，D为竣工图类。 1.1.8 建设工程声像档案应符合下列要求，工程声像档案归档内容:开工前的原址、原貌的照片、录像，地基、基础、主体工程施工的照片、录像，工程开、竣工仪式或单位工程竣工验收形成的各种照片、录像。 1.1.9 行政部负责审批机密图纸资料借阅；工程部经历负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单；工程部负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。 1.2.0 施工单位归档范围：负责提交施工、安装全部技术记录(含隐蔽工程的各项资料)；分部试运记录及验收签证表，分部试运阶段的方案、措施；移交试生产前的消缺记录；全部机组建设期间的工程联系单及总结；档案归档的目录清单（含电子版目录）。 工程档案管理制度 2.1.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2 工程建设中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.3 设备到货后，由技术部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交行政部统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付。 2.1.4 购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2.1.5 归档文件的质量规定：1)凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2)施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。3)调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。4)主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。 2.1.6 书写规定：1)书写字迹工整，图样清晰。2)书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。3)文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 工程文件收发及管理制度 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 工程文件接收 3.1.1 各单位提供给技术部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收。 3.1.2 技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交行政部。 3.1.3 设备文件，技术部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位。