大通股份有限公司.docVIP

大通实业股份有限公司 采购业务管理制度 第一部分总则 一、目的 遵循公平、公正、公开的原则，进一步规范采购过程行为，加强采购过程控 制，更好地选择符合公司业务要求的合格供方。 二、适用范围 适用于公司 三、术语及定义 1、直接采购:指按公司授权可直接委托供方的采购。 2、比价采购:指按公司授权通过不少于三家的询价、比价来决定供方的采 购。 3、招标采购:指以招标的形式邀请不少于三家的供方来决定供方的采购。 4、不招标采购:指按照公司规定应该招标采购，但因特殊情况无法进行招 标的采购。 5、招标小组:为完成招标业务而由公司批准成立的工作小组，招标小组 长主持工作负责具体事务性操作。 第二部分 直接、比价采购 一、适用范围:按照公司规定可直接或比价采购的项目。 二、操作原则: 1、公司各部门负责人可视情况任意指定下属人员采购。 2、分管领导、总经理可视情况指定下属人员复核采购价格。 3、比价采购应提供不少于三家的比价情况。 三、职责: 1、公司各部门:根据公司授权及工作需要，发起直接/比价采购审批流程; 提供比价情况说明;协助审计部编制合同文本。 2、审计部:发起合同报批;审定采购合同;根据需要确定监督采购过程。 3、部门负责人:可安排本部门任意人员负责采购。 4、公司分管副总/总经理:可视情况安排其他人员对直接/比价采购情况核 价;按公司授权批准有关采购。 四、工作流程: 经办人提出直接/比价采购申请——公司分管副总或总经理可视情况安排其 他人员核价——批准采购——合同审批——合同执行——付款审批——采购完 毕 五、工作指引: 1、各部门经办人根据工作需要提报《直接/比价采购审批流程》，经办部门 经理审核，经办部门分管领导审核，报总经理批准，确定供方。 2、合同审批:执行公司有关合同管理作业指引。 3、付款审批:执行公司有关付款管理作业指引。 4、如因特殊原因，无法或无需与供方签订合同，可直接提报《无合同付款 审批流程》。 第三部分 招标采购 一、适用范围:根据公司规定需招标采购的项目。 二、职责: 1、公司各部门:根据各项目的总控计划及进度、本部门工作需要，提出招 标计划;组织合格供方的考察、筛选报批;配合审计部编制招标文件、编制合同 文本;配合成本部编制标底;参与相关流程环节的审核会签;招标文件答疑。 工程管理部:总包、监理合格供方考察;负责组织公司/项目公司新工艺、 新技术、新材料部分的考察论证。 工程管理部:总包、监理、材料类、设计类招标。 战略与市场部:营销类招标。 其 他 部门:相关业务招标。 2、工程管理部:编制标底;参与相关流程环节的审核会签。 3、招标小组:各部门招标计划收集、汇总，形成招标小组招标计划并公示; 公司员工推荐合格供方及业务部门推荐合格供方的汇总并分类转发各业务部门; 招标文件发放;投标书收集;组织开标、评标;评审结果报批;协助公司财务部 门收取、退还投标保证金。 4、审计部:编制招标文件并报批;按授权审核标底;参与合格供方的考察; 参与开标、评标;组织合同谈判、编制合同并发起合同报批;监督招标过程。 5、财务管理部:收取、退还投标单位保证金。 三、工作流程: 公司各部门提出招标计划——招标计划汇总及公示——推荐供方分类转发 各业务部门——供方考察——合格供方审批——招标文件编制/审批——招标文 件发放——招标文件答疑——投标文件收集——开标/评标——评审结果审批/ 定标——合同审批——合同执行——付款审批——合同执行完毕——供方评价 四、操作指引: 1、公司各部门提出招标计划: 公司各部门根据各项目的的总控计划、进度及本部门其他需招标采购的工作 编制本部门的招标采购计划(经营类招标根据工作需要)，每月月底前将下三个 月的招标采购计划报公司招标小组，公司各部门应将工作尽量提前完成，坚决不 能因本部门工作的延误而影响到各项目总控计划的执行。 公司各部门在提报招标计划时应注明招标基本要求。 3、招标计划的汇总及公示: 公司招标小组根据各部门的招标采购计划于每月的 7 号之前编制行成《招标 小组招标计划》并通过办公系统发给全体员工予以公示，需注明公示截止日期， 公示期不少于 1 周。招标计划公示期间，公司所有员工均可推荐符合招标基本要 求的供方单位给招标小组秘书，招标小组秘书在公示期满后将汇总的推荐单位分 类转给招标发起部门。 招标小组编制的招标计划需转发审计部(编制招标文件)与工程管理部(编 制标底)。 4、供方考察及合格供方审批: 详见《供应商评估和准入制度》。 5、招标文件编制/审批: 审计部根据招标小组编制的招标计划负责招标文件的编制