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2009年7月期末考题参考答案 一、单选题 DABDD ACBAD 二、判断题 X√X X√ √X√XX 三、简答题 1. 文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 合适的话题： （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。 （2）一般人喜闻乐见的话题。 （3）显示地方或民族色彩的话题。 （4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等。 （5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。 不合适的话题： （1）应当忌讳的话题。 （2）令人不快的话题，过于敏感的话题。 （3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。 （4）庸俗的、色情的话题。 （5）不宜谈论的保密的话题。 2.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法； 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件 四、设计题 1.办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计？ 来电单位（2分） 来电号码（2分） 来电者姓名（2分） 分机 来电时间（1分） 年 月 日 时 分 （1分） BP机或手机（1分） 内容摘要：（2分） 上司批示（1分） 处理结果（2分） 记录人（1分） 2.总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？ 首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认； 其次，正确告知总经理的姓名，目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。 第三，决定时间、地点时，要注意： （一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时、不要安排约会； （二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等； （三）如对约会地方没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。 （四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。 五、案例分析题 1.（题略） （1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字； （2）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封； （3）不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去 （4）