第2章 Excel基本操作.pptVIP

* 第2章 Excel基本操作 Excel电子表格具有广泛的用途，如公司财务预算或者财务统计等。在处理这些庞大数据信息的过程中，掌握其基本操作方法和了解一些使用技巧，是快速操作（创建报表、修改数据、设置工作表格式等）工作表的基础。否则，往往会花费更多的时间和精力。 * 本章知识要点： 输入工作表数据 快速输入数据 单元格的基本操作 设置单元格数据格式 设置单元格对齐方式 撤销和恢复操作 * 2.1 输入数据 在使用Excel处理数据之前，需要先将数据输入到工作表中，然后再进行相应的操作。在工作表中，一般可以存储文本、数字和日期，以及用于计算数据的公式和函数等内容。 2.1.1 输入文本 在单元格中，输入以字母、汉字或其他字符开头的数据，称之为“文本”数据。其中，可以通过下列两种方法进行文本录入。 * 2.1.2 输入数字 在工作表中，数字型数据是数据处理的根本，也是最为常见数据类型。用户可以利用键盘上的数字键和一些特殊符号，在单元格中输入相应的数字内容。 * 输入 输入 效果显示 2.1.3 输入日期和时间 通常情况下，Excel会将日期和时间作为数字进行处理。因此，为避免这种情况，可以通过专用符号区分所输入的内容。而在输入日期和时间过程中，其使用的符号也不相同。 * 输入 2.1.4 输入百分比和分数 在日常生活中，经常会使用分数和百分数用于显示调查统计或者分析比较等结果的比例值。在Excel中，分数格式通常是以“/”反斜杠来分界分子和分母的数值，其格式为“分子/分母”（3/4）；而百分比则以“数字＋％”来表示，如12%。 * 输入百分数 输入 效果显示 2.1.5 输入专用数据 专用数据是指专业领域所处理的数据。例如，会计人员在处理财务报表时，所使用的货币符号等等。而根据不同国家使用货币的不同，可以设置不同的货币符号来加以区别。 * 2.2 快速输入数据 Excel所具有的自动填充功能，是根据其系统内部定义好的序列而完成的。通过使用这些序列进行数据填充，可以在工作表中快速输入一些有规律的数据信息，如数字、年份、月份和星期等常用序列。另外，还可以通过添加或者修改自定义数据序列，来改变所填充内容。 * 2.2.1 使用填充柄填充 当用户选择单元格或者单元格区域时，位于右下角的黑色小方块，即被称为填充柄。利用填充柄，既可以快速输入整行或整列具有相同内容的数据，也可以输入带有一定规律的数据信息。 * 拖动 效果显示 2.2.2 自动填充 使用填充柄仅能填充一些简单的序列。当遇到复杂的数据时，需要寻找数据之间的规则，并且设置复杂的填充方式进行填充。例如，利用【填充】列表中的多个命令，可完成成组工作表之间的填充或者等比、等差序列的填充。 * 选择 执行 2.2.3 自定义数据序列填充 针对不同领域，用户可以根据本行业中常用的一些数据或者逻辑序列，添加到自定义序列中。这样可以大大减少用户输入数据的工作量，可以提高工作效率，并且操作起来也轻松、便捷。当然，也可将一些不常用的数据序列，从自定义序列列表中删除。 * 单击 2.3 单元格的基本操作 在利用Excel制作报表时，如果需要在不同的工作表中输入相同的信息，或者要改变数据的位置，可以通过复制和移动单元格数据来进行。 另外，当工作表中出现遗漏、或者多余的数据时，还可以通过插入和删除单元格的操作对工作表进行修改。 * 2.3.1 选择单元格 在对单元格或单元格区域进行操作之前，需要先选择该单元格或单元格区域，然后再进行相应的编辑操作。用户可以借助鼠标或键盘，并根据需要选择不同的单元格或单元格区域。 * 键 名称 功能 ↑ 向上 在键盘上按↑键，即可向上移动一个单元格。 ↓ 向下 在键盘上按↓键，即可向下移动一个单元格。 → 向右 在键盘上按→键，即可向右移动一个单元格。 ← 向左 在键盘上按←键，即可向左移动一个单元格。 Ctrl＋↑ —— 选择列中的第一个单元格。 Ctrl＋↓ —— 选择列中的最后一个单元格。 Ctrl＋→ —— 选择行中的第一个单元格。 Ctrl＋← —— 选择行中的最后一个单元格。 Enter 回车 选择某个单元格后，按Enter键可以选择该单元格的下一个单元格 Tab 跳格 选择某个单元格后，按Tab键可以选择该单元格的下一个单元格 2.3.2 移动单元格 移动单元格是将当前单元格中的数据移至其他单元格中，而不保留原来单元格中的数据信息，并且单元格所应用的格式也将被一起移动。