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国泰君安股份有限公司业务流程重组项目流程改进建议 安达信公司2002年4月 * 国泰君安上市业务 材料的准备以及与中介机构的沟通流程 编号：GTJA－LO—01 上市办 公司其他部门 中介机构 提出需要的文件清单 提交相关文件 相关文件 文件需求清单 向相关部门提出协作要求 向相关部门提出阅办要求 文件阅办单 资料提供协作函 送交部门领导审阅 组织协调提供相应资料 审核是否符合本部门实际情况 是否需要出具意见 否 否 是 是 提供书面意见及佐证材料 意见及佐证材料 资料存档 分送中介机构 签收相关资料 文件签收单 签收单存档 将书面意见和佐证资料分送中介机构 资料存档 判断是否符合公司情况 修改需求清单 否 是 中介机构确定材料是否完备 材料上报 是 否 1 3 2 4 在需要沟通时，上市办和其他部门的首次沟通由双方的负责人进行，在首次沟通中，两位负责人确定本部门的经办人，并将有关信息及时反馈给本部门的经办人，方便他们之间互相联系。 上市办在和公司其他部门沟通时，其他部门的配合并不是最好。原则上每个部门只有一个人和上市办沟通，但是效果并不十分理想。 1 流程改进建议 业务流程现状 序号 国泰君安上市业务 材料的准备以及与中介机构的沟通流程（续） 编号：GTJA－LO—01 上市办 上市及合资工作领导小组 中介机构 制作招标通函 招标通函 产生中标中介机构 发送招标通函至候选中介机构 确定候选中介机构名单 候选名单 收到招标通函 制作 标书 标书 将标书送交国泰君安上市办 召开中介机构招标会 参考其他主要领导意见进行评标 参见协议及合同签订流程 国泰君安上市业务 中介机构的选择流程 编号：GTJA－LO—02 1 3 4 上市及合资工作领导小组应当根据内外两方面的因素来初步确定候选中介机构名单。内部因素包括：公司上市融资的主要意图以及期望目标等各项标准等；外部因素包括：中介机构的专业水平、资质、从业经验、和政府管制部门的联系等等。 上市及合资工作领导小组确定候选中介机构名单。 1 流程改进建议 业务流程现状 序号 国泰君安上市业务 中介机构的选择流程（续） 编号：GTJA－LO—02 上市办 风控办 合同签订方 法律部 总裁办 公司领导 确定合同协议的框架或意向 确定合同协议的框架或意向 进行谈判 确定合同协议的框架或意向 草拟合同 合同 合同文件盖章审批单 针对合同出具意见 审查有无法律障碍 针对合同出具意见 审查有无重大风险问题 报请公司领导审批并签订 是否同意 加盖公司公章或合同章 公司法人代表签字 重新谈判并修订合同 合同存档 否 是 否 是 否 是 国泰君安上市业务 协议及合同的签订流程 编号：GTJA－LO—03 3 2 4 1 流程改进建议 业务流程现状 序号 国泰君安上市业务 协议及合同的签订流程（续） 编号：GTJA－LO—03 上市办 公司相关部门 中介机构 定期或根据实际需求发起会议 会议通知（含会议议题） 根据议题准备相关资料 根据议题准备相关资料 召开沟通会议，讨论相关议题 会议准备工作 制作会议记录 会议纪要 分送相关部门和中介机构 根据纪要的要求安排相关工作 根据纪要的要求安排相关工作 出席沟通会议并参与讨论 出席沟通会议并参与讨论 国泰君安上市业务 中介机构协调会流程 编号：GTJA－LO—04 3 2 4 上市办应当制订详细的上市工作进度安排，利用这个安排来统筹指导整个上市工作，包括各种正式会议以及阶段性会议的召开。 上市办也应该对各种会议的记录进行收集和整理。 根据这个工作方案，还可以对中介机构的工作进行评价。 平时基本上以非正式的会议为主，如果确实有需要，会召开协调会。迄今为止，平均一个多月召开一次，主要是帮助各个中介机构和相应的业务部门联系。 1 流程改进建议 业务流程现状 序号 国泰君安上市业务 中介机构协调会流程（续） 编号：GTJA－LO—04 总裁办 上市办 公司高级管理人员 召集主要领导议事会或总裁办公会 会议通知（含会议议题） 根据议题准备相关资料 召开会议，讨论相关议题 会议准备工作 制作会议记录 会议纪要 分送相关部门 根据纪要的要求安排相关工作 参加会议并向领导汇报工作 参加会议并听取工作汇报 国泰君安上市业务