第2章_Project管理项目的一般流程.ppt

第2章 Project管理项目的一般流程 2.1 流程概述 2.2 灵活运用项目模板和向导 2.3 综合案例——Project管理项目的流程 2.4 用好Project的帮助 第2章 Project管理项目的一般流程 根据项目的生命周期理论，项目需要经历五个阶段——启动、计划、执行、控制和收尾，项目管理工作也围绕这些阶段依次展开。所以，使用Microsoft Project管理项目时，无论项目的规模和种类如何，通常都要遵循特定的程序。 本章的主要内容是：Microsoft Project管理项目的一般流程、掌握并能灵活运用项目模板和项目向导、学会使用帮助解决问题。 2.1 流程概述 1 根据项目生命周期确定管理流程 Microsoft Project管理项目的基本流程 2 Microsoft Project的管理流程 准备阶段 准备阶段与项目生命周期中的项目启动阶段相对应。 主要工作为： 收集相关资料。 确定项目目标、约束条件。 2 Microsoft Project的管理流程 项目计划阶段 本阶段中Project能够充分发挥作用，具体工作包括： 用Project编制一份完善的项目文件，文件的后缀名为mpp。项目计划的内容包括工作程序、日程安排、资源分配等。 使用Project创建项目计划初步完成后，要将计划保存为“比较基准”，以便与执行情况对比。（关于比较基准） 2 Microsoft Project的管理流程 项目实施与控制 这两个过程总是同时进行的，控制是保证实施的基本手段。具体工作包括： 项目实施就是要将制定的项目计划不折不扣地落实到行动中。 在项目实施的同时，需要用Microsoft Project将项目进展状况及时地记录到项目文件中，以便跟踪和控制。 将实际进展与原定计划（比较基准）进行比较，找出差异 发现差异后，还要进行分析。 项目信息报告 管理者常常需要以合适的方式浏览项目信息 Project提供了丰富的表、视图、报表和筛选器等工具，条理清晰地将项目信息展示在用户面前。 Project提供的信息报告包含以下几类：范围报告、进度报告、成本报告、资源报告以及综合报告。有的教材称之为“信息提取技术”。 项目收尾 项目的收尾阶段往往会被忽视，但使用Microsoft Project管理项目，就会使收尾工作变得简单轻松了。例如，资料的汇总和整理工作，Microsoft Project可以将项目中涉及到的文档以附件形式保存起来（也是保存在mpp文件中），项目收尾时，只要将这些文档统一归类即可。 2.2 灵活运用项目模板和向导 【例2-1】利用模板着手全新的项目 Stephen刚刚接到了一个全新的项目，公司让他负责拓展一项新业务。可是Stephen手头没有这类项目的资料可以参考，而且以前也没有经历过类似项目，可以说这个项目对他是一个全新的领域。象这样一个全新的项目应该如何着手呢？ 这时，Microsoft Project提供的项目模板就大有用武之地了 它正好提供了一个名为“新业务”的模板，对缺乏这方面经验的管理者具有很大的启示作用和参考价值。 Project自带的项目模板 获得更多的项目模板 除了Microsoft Project自带的模板外，Microsoft公司的网站上就提供了最新的模板供用户免费下载。 【例2-2】下载Microsoft公司提供的最新模板 选择菜单【文件】/【新建】，在窗口左侧出现新建项目的小窗口 单击“模板”栏的“Office Online模板”选项，系统就会自动进入Microsoft公司的Office模板主页，如下图，这里有Microsoft公司创建和收集的最新项目模板(完全免费)。 下载项目模板文件 将文件另存为项目模板。方法是：在Project中选择菜单【文件】/【另存为】，弹出“另存为”对话框，选择底部的“保存类型”为“模板” 【讨论】 项目模板保存到本地以后，用户可以随时使用它，方法与【例2-1】相同。 在另存为对话框中，选择保存类型为“模板”后，Microsoft Project会自动转到保存项目模板的文件夹下（文件夹名称为“Templates”），用户无需修改保存位置。其实也只有保存在这一位置，下次打开Microsoft Project才能自动找到它。 建立自己的模板库 在公司或者组织环境下，已经完成的项目是一笔宝贵的经验，很可能对以后或者他人的工作大有帮助，所以建立个人或公司的模板库是值得推荐的。 【例2-3】建立公司的模板库 将公司的每一个项目都保存为项目模板(文件后缀名为mpt)，方法同【例2-2】，这样Microsoft Project就会将这些模板集中保存在“常用”模板库中。 将所有模板文件发布到公司的服务器上，项目组成员