档案管理制度 - 副本.docVIP

档案管理制度 总则 （一）为了加强公司档案工作，实现档案管理的规范化、制度化，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。 （二）本公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司行政部移交，集中管理，任何单位和个人不得据为己有。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （三）公司的文书立卷工作和档案管理工作由公司行政部负责监督和指导 档案的收集 收集人员：行政部由生产文员负责，生产部由生产文员负责，其他部门由负责人指定专人负责材料管理。 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 收集范围 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。 档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度 定期交送制度：形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照归档时间、归档质量的要求，归档到档案馆。 联系催要制度。行政文员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。 收集材料的要求 收集入档材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、系统、文字清楚。 2）、整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。 不符合归档要求的档案材料，行政文员将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。 1）、载体纸张要求：归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。 2）、载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。 3）、现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。 档案的归档 归档的范围及期限：请参考附件一《工业企业档案分类表》，附件二企业档案归档范围和保管期限表 归档时间： 1、按活动结束时间归档，通常在工项科技、生产活动结束后归档，对一些重大专项活动中形成的管理类文件也常采用这种方法； 2、按工作阶段归档，对于形成周期过长，程序明显的企业文件，主是是科技文件，比如跨年度，需几年或几十年完成的产品、科研或工程项目，因文件数量庞大，通常可按各项活动的工作阶段将其接收归档； 3、随时归档，对于一些机密性较强的文件，如人事、调查研究或从外单位收集来的文件等，为避免丢失和泄密，通常采用随时归档的方法。 归档分数：纸质档案凡是需要归档的文件一般归档为1份，重要的，使用频繁的则需要多归档若干份 档案的整理 （一）整理内容：区分全宗、全宗内档案分类、立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）、装订或装盒、编制卷宗目录、案卷排列和编号 （二）整理原则： 1、保持文件之间的历史联系，文件在来源上、内容上、时间上、形成上的联系 2、充分尊重和利用原有档案整理成果，在原整理基本可用的话，就要维持原有的持续状态；局部不合适，只能调整局部；若原有的整理的确很差，无法实行有效管理，可用进行重新调整，但在整理的时应该尽可能地保留或利用原有基础中的可取之处 3、便于保管和利用 档案的保管 （一）、保管的方法：各部门相关负责人负责保管 （二）、保管要求： 1、档案要排列整齐、类别清楚，方便提供利用。 2、定期检查、核对库存档案，做到账物相符。 3、做到防光、防尘、防潮湿、防火、防盗、防鼠、防虫、防高温等。 4、维护档案的准确性，严格遵守底图保管、更改制度，随变随改，不得有误，并与经济责任制挂钩，做到物档相符。 5、保证档案的安全，存放地点安全可靠，设施齐全，符合保密要求。 档案的鉴定与销毁 在中心部门负责人的领导下，由保管员及其他有关同志一起负责对保管期满的档案进行鉴定。 公司各部门对所保存的档案每年底进行鉴定，对保管期满的档案，首先由各部门负责人员向部门负责人提出鉴定要求，再由分管部门负责人对档案进行鉴定，对案卷中每份文件提出存毁的初步意见，并造出档案清册，正式提出存销意见，然后再进行审定并报副总经理批准。最后，由行政文员负责监销，并在销毁清册上签名备查。 行政人员接到经领导签批后的销毁清册，应对需销毁的档案进行复核。销毁时，应指定两人负责监销，防止材料的散失和泄密。监销人员要在销毁清册上签名备查。 档案的提供利用 保管员熟悉档案内容，了解各部门对档案的需要，积极主动为公司各项工作提供服务。 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司行政填写档案借阅单，方可借阅。 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。 外来人员借阅需得到