Word长文档的制作技巧(练习用).docVIP

Word长文档的制作技巧 在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不能让人满意的。 本部分课程专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能坚持和完成课程中相应的练习，掌握相应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。 一、应用性任务 (一) 如何制作长文档的纲目结构？ 　　文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径，在后面的“在大纲视图中工作”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 (二) 如何为长文档设置多级标题编号？ 　　在样式部分的课程中，我们曾经初步介绍文档的多级标题编号。对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务就更为必要，因为这比手动编号效率高出不少。在后面的“多级标题编号”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 (三) 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注？ 　　为了加强文档的表达力，图文并茂是有效的方法。但是长文档的图片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？不！让我们充分利用Word的自动化功能吧。在后面的“插图的编号和交叉引用题注”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 (四) 如何为长文档编制目录和索引？ 　　目录和索引也是长文档的重要组成部分，利用Word的相应功能可以快速高效地制作它们。在后面的“目录和索引的制作”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 二、基本应用能力练习 　　本部分的基本应用能力练习是和上面的应用性任务对应的。完成一个练习就获得了相应的解决问题的能力，把全部练习完成之后，综合运用于长文档的制作过程中，就可以切实体会到工作效率的明显提高。 (一) 合理的工作观念 　　在进入具体练习之前，我们先来讨论一下长文档制作的工作观念。经过实践证明，一个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。 　　如果你属于的第二种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，我相信你会接受这个合理的工作观念。 (二) 在大纲视图中工作 　　在大纲视图中建立纲目结构 　　当我们完成对一篇文档的构思后，根据上面提出的工作观念，最好先把该文档的纲目框架建立好。下面我们将通过制作一份名为“校园科技节活动计划”的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。 　　该文档的最终效果文件放在文章末尾的链接中，这里可先 下载处理前的文档。可以先打开该文档看一下纲目结构初步建立后的大致效果，然后我们的任务就是根据这个效果自己再动手制作一遍，从而体会在大纲视图中制作文档纲目结构的方便和快捷。 1. 启动Word2003，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮(图 1)，切换到大纲视图。 图 1 　　2. 切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏(图 2)，该工具栏适专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。 图 2 　　3. 接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式(图 3)，Word为什么会这样做呢？原因在于，这节省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间。假设我们文档很长，标题段落很多的时候，就很容易体会到Word这个自动化的好处了。 图 3 　　4. 接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象”段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，用什么方法告诉Word现在输入的是二级标题呢？方法一是按下键盘“Tab”键，方法二是单击“大纲”工具栏的“降级”按钮(图 4)。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移动一格，表示该标题段落降了一级(图 5)。 图 4 图 5 　　5. 接着输入“参加对象”的下属二级标题段落“数学系”，回车后Word默认新得到的一段为“二级标题”段落，因此我们可以直接输入“物理系”，用同样的方法输入下面的其它系。 　　6. 进行到这里，相信大家可以用相同的方法输入“活动宗旨”、“活