数据有效性的绝技.xlsVIP

多级选择录入 强制序时录入 杜绝负数库存 限制重复值的录入 只能录入某种特征的数据 动态源的数据有效性 快速切换有效性的来源 另类的批注 在单元格中创建下拉列表 技巧1 在单元格创建下拉列表 有许多读者在工作中第一次见到下图所示的工作表时，会惊奇于单元格中是如何能够出项下拉列表的。 在上图所示的工作表中，如果选定B2单元格，就会在单元格右侧出现一个倒三角的箭头，单击箭头，会出 现个下拉列表，单击其中的任何一项，该项的内容就别输入到B2单元格中。 要实现这样的效果并不困难，利用EXCEL的数据有效性对话框就能完成.下面来介绍刚才的例子是如何制 作的. 列项. 第二步 单击菜单数据-有效性,在数据有效性对话框的设置选项卡中,在允许下拉列表中选择序 第四步 勾选忽略空值与提供下拉箭头复选框,如图所示 第五步 单击确定按钮,关闭数据有效性对话框. 这样,就能实现第一张图所示的效果了. 如果列表的内容较少,或者不方便在工作表中输入列表项目,也可以省略上述的第一步,然后将第三步的操作 改为:直接在来源框中输入列表内容,项目之间以半角的逗号分隔.如图所示 工作表中的单元格区域,则必须先为单元格区域定义名称,然后在来源框中输入名称.例如,将另一张工作表 中的D1:D10名称定义为SOFT,然后在数据有效性的来源框中输入=SOFT. 第一步 在一个连续的单元格区域输入列表中的项目,如C1:C7,如图所示 第三步 在来源框中指定C1:C7 技巧2 另类的批注 当用户需要对表格中的项目进行特别说明时,常常会使用EXCEL的批注功能.使用批注的方法是先选定目标 单元格,然后单击菜单插入-批注,在新出现的文本框中输入批注内容后,单击文本框以后的工作表任何区 即完成. 插入批注完成后,在刚才的单元格的右上角会出现一个红三角,表示单元格包含批注,当把光标悬停在此单 元格上方时,批注内容就会显示出来,如图所示. EXCEL的批注有两个不足之处:一是当单元格的行高进行设置(特别是隐藏)后,批注框的大小尺寸也会因此 受到影响;二是默认情况下，必须把光标悬停在单元格的上方批注内容才会显示出来，否则即使当单元格处于 活动状态时，它也不会显示。 利用数据有效性功能，我们可以实现另类的批注效果，克服以上两个不足。 第一步：选定单元格，如C1。 第二步：单击菜单数据-有效性,在数据有效性对话框的输入信息选项卡中,勾选选定单元格时显示 输入信息复选框,并在标题和输入信息文本框中输入相应内容.如图所示 第三步:单击确定按钮,关闭数据有效性对话框. 设置完毕后,当此单元格处于活动状态时,就会显示刚才输入的内容,效果如图所示 用鼠标左键按住上图中的提示框,可以将它移动到工作表中的任何位置.如果对多个单元格连续设置,并将 提示框的位置固定在同一个地方,则会让工作表显得非常专业. 技巧三 快速切换有效性的来源 在通常情况下,当用户使用数据有效性时,只能处理一组数据来源,而在某些场合中,数据来源不止一组,是否 有某种方法可以为有效性快速切换数据来源呢?例如在如图所示的工作表中,分别有LIST.1,LIST.2,LIST.3三 组数据源,现在需要在A2单元格中设置有效性,要求能够灵活地选择其中任何一组作为数据源 第一步:选定单元格D1:D10,单击菜单插入-名称-指定,在指定名称对话框中,勾选首行,单击确定 按钮.如此,得到了一个名称定义LIST.1,引用区域为D1:D10. 第二步:选定单元格A2,单击菜单数据-有效性,在数据有效性对话框的设置选项卡中,在允许下拉列 表框中选择序列项. 第三步:在来源框中输入:=PFFSET(LIST.1,,A1-1) 第四步:勾选忽略空值与提供下拉箭头复选框,如图所示,单击确定按钮,关闭数据有效性对话框. 现在当用户在单元格中分别输入1.2.3时,A2的下拉列表框中会出现不同的选择项目,分别对应3个数 据源,如图所示. 从本实例可以看出,当设置数据有效性时,序列来源不仅可以指定一个单元格区域.使用名称来引用 单元格区域,还可以使用公式来完成更复杂的任务,上述公式利用了OFFSET函数,根据A1单元格的参数 值来动态引用数据源. 在一般情况下,数据的有效性中的序列来源,只能引用当前工作表中的单元格区域,如果希望能够引用其他 动态源的数据有效性 在日常工作中，数据有效性的数据源往往是不断增加的内容的单元格区域。如果希望在数据有效性中设置的来源能自动同步增加这些新 补充的内容，就需要引用数据源。 事实上，动态引用数据源的诀窍就是在数据有效性的来源设置中使用动态名称，有动态名称完成自动适应内容增长的各种变化。 在许多场合中，用户需要大量录入带有某些特