企业文档的科学化管理100806.pptVIP

目 录 如何建立正确的企业档案意识 企业公文的写作与处理 企业文档科学化管理要点 企业文档管理现代化 如何建立正确的企业档案意识 （一）企业档案意识的个性化趋势 （二）企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。 3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。 4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件 （三）企业档案意识的资源配置化趋势 1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。 企业公文的写作与处理 二.公文的种类 三.公文写作的基本要求 四.公文写作的基本步骤 1、了解发文背景，明确发文目的 具体内容包括： （1）??? 发文对象 （2）??? 发文范围 （3）??? 文种选用 （4）??? 提炼主题 （5）??? 对收文机关的具体要求 五.主要文种的写作要点 1、决定与决议 决定与决议是领导机关在工作中对某些问题、行为、事项所作出的重要决策，一般都是带有领导性、法规性的文件。 公布性文件写作的具体要求： （1）公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种。要求语言庄重，行文简练。不做细节性的叙述和解释。 （2）通告。一般对两个方面有明确的限定：一是对公布的范围有所限定；二是其内容必须限定在某项具体的事件范围内。写作是要求针对问题，结合实际。 （3）布告。布告是一种极为普通的公布性文种，使用的范围较广，所公布的内告事项可大可小，对发文机关的级别也没有具体的限定。为了增加宣传效果，其行文可以活泼一些。 （4）启事。启事是对受文者提出某种具体的要求，并希望得到回音的一种公布性文种。要求对问题的描述要简洁、明了，相关细节一定要交代清楚。版面可以活泼一些。 （5）通报。一般用于或表彰或批评的文件种类。要求语言严肃、实事求是，不夸大其词，所通报的内容要交代清楚。 （6）通知。通知是一种成份比较复杂的文种，既可以用于公布性文件，也可以在机关内部传递；既可以是下行文，也可以是平行文。（但不能用于上行文）对通知的要求类似对布告的要求，一般没有什么限定。各机关凡属要周知、传递的意向或事宜，均可以使用这一文种。 （7）简报。简报是机关之间专门用来交流情况，反映问题所使用的文种。简报可以作为上行文、下行文、平行文等各类文件的具体形式。根据其内容可以分为综合简报、专题简报、会议简报等。简报一般具有期数，应连续编号。简报不具有法律法规的作用，仅提供参考作用。 由于公布性文件常常以报刊、张贴等形式与公众直接见面， 因此这类文件的语言要通俗，句子宜短不宜长，使其易 读、易懂、易记。 4、请示、批复类文件 请示就是请求上级给予指示、批示的意思。一般下级机关在工作中产生了问题，或遇到不便自行决断而必须请求上级机关予以明示的情况，都采用请示文种。请示的写作须注意：主题明确；理由详尽；要求具体；一文一事。 批复就是对请示的答复。批复的写作一般分为分析和决断两个步骤。在拟写批复时，要注意说明所针对的请示文号，如遇请示中带有普遍性的问题，可以将其批复抄发所属单位，以避免下级重复请示。 六.公文处理的程序与工作要点 文件处理的工作要点 1、1、收发文登记 2、阅办：分办、拟办、批办、传阅、承办。 3、发文： （1）制文：拟稿、核稿、签发。 （2）制发：缮印、校对、钤印、封发、注办、传递。 4、催办和查办 5、保管与利用：文件的积累、文件的清退、 文件的利用。 企业文档科学化管理要点 管理体制 2、分散式 3、集中与分散结合式 企业基础数据清理的工作程序 数据清理的方法 基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。 首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？ 在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。 对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。 数据互动规律 数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据