文秘接待工作课件.pptVIP

接待工作 一、文秘接待概说 文秘接待，就是办公人员在工作岗位上，通过言谈、举止、行为等，对客户表示尊重和友好的行为规范和惯例。简单地说，就是办公人员在工作场合使用的礼仪规范和工作艺术。有形、规范、系统的接待礼仪，不仅可以树立服务人员和企业良好的形象，更可以塑造受客户欢迎的服务规范和服务技巧，能让服务人员在和客户交往中赢得理解、好感和信任。 接待的重要性 涉及面广 直接影响到公司的形象 得体的邀请 提前预约 说明目的、由你付钱的打算 职业化 告知被邀请者相关内容 请帖 普通请柬的书写格式： 谨定于二零一二年三月十日（星期六）中午二时在国际酒店举行宴会 敬请 光临 请答复 电话 王光明（大通公司） 接待客人 1、办公室接待 2、接待不速之客 3、接待重要宾客 日常接待 热情有礼、一视同仁 招呼来客 抬头招呼，必要时起身招呼 确认身份、引领 替上司圆场 日常接待 注意事项： 要作自我介绍 妥善安排客人等候 奉茶、报纸、资料 回避客人打电话 聊天注意保密 切勿让客人等太久 注意身体的“逐客”语言 热情送客 接待不速之客 分流 亲朋好友 不需要上司亲自解决的问题 了解清楚来意 婉言拒绝 来客中又来新客 接待重要宾客 确定规格 了解来宾状况 拟定接待方案 迎接 迎宾 介绍 握手 鲜花 接待重要宾客 陪车 注意事项 送别事宜 接待小结 座位次序图 座位次序图 座位次序图 商务礼仪---介绍的礼节 先介绍位卑者给位尊者 年轻的给年长的 自己公司的同事给别家公司的同事 低级主管给高级主管 公司同事给客户 非官方人士给官方人士 本国同事给外国同事 商务礼仪---介绍的礼节（续） 介绍时说明被介绍人的身份/头衔 一时想不起某个人的姓名，是常事 主动介绍自己 商务礼仪---握手的礼节 何时要握手？ 遇见认识的人 与人道别 某人进你的办公室或离开时 被相互介绍时 安慰某人时 商务礼仪---握手的礼节 伸出右手，手掌垂直，切忌掌心向下，显示高人一等。 握手时要脱下手套并在身份高者，年长者，女子伸手后，身份低者，年轻者，男士才伸手相握。 如欲表示自己毕恭毕敬的心情，可以掌心向上捧接。用双手捧接，表示谦恭备至 交换名片的礼仪（1） 如果是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片 辈分较低者，率先递出个人名片 到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片 接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务 接受名片时，不易随手置于桌上 交换名片的礼仪（2） 经常检查皮夹 不可递出污旧或皱折的名片 名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出 尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西 不要无意识地玩弄对方的名片 * * 司机 秘书 上司 来宾 司机 秘书 来宾B 上司 来宾A 上司 来宾A 来宾C 秘书 来宾B 常用社交礼仪