财务报销的一般程序明.docVIP

财务报销的一般程序说明 第一步 发票的取得 发票名称：“南开大学” 在取得发票时，除飞机票、火车票、电话费发票的名称可以是个人姓名外，其它发票名称一定要开成“南开大学”。 可报销的发票项目 ⑴书。可以报销与法学教学或业务相关的书籍，如法律书、工具书、相应的外文书。在报销书费时，除提供发票外，还应提供与发票相符的细明书目。 ⑵复印、打印、冲扩费。这类发票为服务业专用发票，在取得时请注意是否有“服务业专用发票”的字样。发票要填写完整，以复印为例，应开成：复印费（项目）；A4（纸张类型）；0.1（单价）；10（数量）；1（总金额）。 ⑶办公用品。这项内容比较多，可以包括：笔、本、纸等与一般办公相关的物品。在横向课题中可以报销的办公用品相对宽泛。发票填写同样要求完整，以本为例，应开成：本（项目）；15（单价）；10（数量）；150（总金额）。 ⑷差旅费。差旅费的报销非常复杂，有一个专门的“南开大学差旅费管理办法”，在此不作更多介绍，请您注意以下细节就可以了。需要提供的票据有：从离开天津至目的地的车票、机票（教授可报软座、软卧，学生只报硬座），在目的地的住宿费（标准300元/天），返回天津的车票、机票等。如果您希望得到出差补助，请在出差后一个月内报销。但由于出差补助的限制较多，不是所有出差都可以得到补助。如出席年会，并报销会议费请提供会议邀请函原件。 自驾车去往外地的过路费、汽油费归集在差旅费中报销。建议每次发生后及时报销，否则过路费的票据极难整理。 ⑸办公设备、办公家具。一般包括电脑、打印机、一体机、书桌等，但在购买之前需要经过设备处备案，具体情况请与办公室李雁伟老师咨询。 ⑹车费。出租车、公交车票可分为同一类进行报销，但预存的公交卡费用不在报销范围内。 ⑺邮费。不包括个人的汇款。 ⑻横向课题的报销项目。除上述所例的项目外，横向课题还可以报销支付学生或个人的劳务费（学生在每月800元内，可免个人所得税）、电话费、汽油费、停车费（10元以下）、餐费等。其他与个人生活相关的费用不在报销范围内。 发票报销的时间范围 学校现行的时间范围是每年的上半年（即6月30日前）可以报销当年和上一年（全年，与月份无关）的发票，下半年（即7月1日后）只报销当年的发票，上一年的发票不再报销，包括上一年12月取得的发票。 发票金额限制 在购买超过2000元的商品时，请事先到财务处借款以“对公网银”的形式支付或使用公务卡刷卡支付。 建议单张发票金额不要超过5000元，发票不能连号。 第二步 发票的整理 发票的分类 根据可以报销的那些发票项目将发票进行分类。面积较小的发票需要粘贴，差旅费应以每次行程为单位进行归集。 发票的粘贴 ⑴票据粘贴单的规格。票据粘贴单为长21厘米，宽14.5厘米的长方形纸张（即半张A4纸的大小）。您可以用打印废的A4纸，自己裁剪出大小合适的票据粘贴单，也可以到学院会计那儿拿已经裁剪好的票据粘贴单。 ⑵需要粘贴的发票有：出租车票、公交车票、停车费发票、过路费发票、餐费发票等，一般比票据粘贴单小的发票。像飞机票、电话费发票、机打的餐票等比票据粘贴单大的发票是不需要粘贴的。 ⑶在粘贴发票时，请将要粘贴的票据顶着票据粘贴单的最上边和最左边（即左上角，不留空隙）开始，一张一张的粘贴在票据粘贴单上，而不是粘贴在发票上，贴完之后是像鱼鳞一样的。这些发票制成凭证后要保存15年，所以请尽量贴好。 ⑷粘贴时请使用胶水。请不要用胶棒、双面胶等，因为胶棒、双面胶的粘合力不足以保持15年。 ⑸请在票据粘贴单的范围内粘贴发票。也就是说最后一张发票粘贴得不要长出或宽出票据粘贴单，当票据粘贴单不够时，请再用一张票据粘贴单。 ⑹粘贴的票据之间不要过于密集，每张票据间隔大一点。例如：粘贴出租车票时，一张票据粘贴单上可以粘贴3列，每列粘贴8到10张出租车票就可以了。 ⑺在粘贴发票时请注意分类粘贴。车费粘贴在一张票据粘贴单，餐费再用另外一张票据粘贴单……这样在制单和复核时效率会高些。 ⑻背面有光滑涂层不易粘贴的火车票，在粘贴时需要先将背面涂层撕下后再粘贴。 ⑼过路费及外地汽油费的粘贴。从天津去A地，再返回天津，这一路的过路费需要按时间先后粘贴在一套票据粘贴单上，如期间加油，汽油费的票据也同这一趟的过路费粘贴在同一套票据粘贴单上。 差旅费的注意事项 差旅费的票据在整理时请将每一次的行程归集在一起。如1号去了北京，2号回天津，这是一次行程；3号又去了北京，4号回天津，这又是一次。另外，如果将每一行程的往返路费粘贴在一张票据粘贴单上，住宿、会议费粘贴在一张票据粘贴单上，这样可尽量避免发生遗漏。在外地购书或购买其它商品可与在本地购物归集在一起。 第三步 在网上填写报销单 使用“网上报销”系统，分别填写“日常报销”和“差旅费报销”单。 在财务处网站上登录“网上报销”： 第四步 扫描