备忘录要点.docVIP

备忘录要点 1．正文的格式一般为齐头式，很少用缩行式。 2．与商务信函比较，备忘录格式比较简单。如，它没有开头称呼和结尾敬语，开头称呼Dear Mary Owen, Dear Mr.Zhang, Dear Professor idsarli可以省略。结束语如Sincerely Yours, Truly yours 也不需要。 3．备忘录的正文部分结构 1)开头语（Introduction）起着传递信息背景的作用。 A.简述写备忘录的原因。 B.谈及前面的联系过程。 C.谁？干什么？在何地？什么时间？ 2)细节（Details）举出具体事例和数目。 A.按时间或逻辑顺序 B.如按篇幅较长，可以分成几小段。 C.每段有一个小主题。 3)反应（Response）表明要采取行动。 A.你期望读者采取的行动 B.你将采取的行动 C.最后期限 4)结束(close)部分为相关的结束语 5．各忘录的写作目的之一就是快捷方便，所以文字就更应简洁干练、易览易读。下面是几条写作原理： A.明确交流上的，直截了当，表达信息; B.使用日常用字，用短小段落构思，最好每段不超过五、六个句子，以便接收者浏览; C.可用醒目的编号（菱形图案、圆球图案）排列内容要点。 D.避免重复，删去一切不必要的词句。 6．备忘录的语气 备忘录也有正式与非正式之分。如果涉及的事宜相对重要，收阅人是上级部门，内容具有一定