第一章管理文秘导论.pptVIP

第一章 管理文秘引论 第一节 文秘的含义和作用 第二节 文秘管理的内容和原则 第三节 文秘管理机构的设置 第四节 文秘管理人员的素养 学习目标与任务： 了解：文秘的作用； 熟悉：文秘管理的内容； 掌握：文秘管理的机构设置； 熟悉：文秘人员的基本素质、业务素质和文化素质。 什么 是“ 秘 书 ” ? 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。 比尔?盖茨的秘书——露宝 “微软的成功有她的一份功劳” 秘书不该是专才，而应该是通才。 一位优秀的秘书人员必须准确无误地，在不同的时间、地点，扮演不同的角色。 当前社会上对秘书认识主要存在的几点误区： 1、秘书是花瓶，要年轻漂亮、英俊潇洒。 2、秘书是女生的专利，男生不宜当秘书。 3、秘书是跟班打杂的，无需要专业学习。 4、秘书是伴君如伴虎，是出力不讨好的职业。 5、秘书是近水楼台先得月，是飞黄腾达的阶梯。 第一节 文秘的含义和作用 （一）文秘含义 1、秘书”在我国古代的含义 ① 官禁中的藏书 ② 古代王朝里的官职，一般指掌管机密文书的官名。 2、现代秘书含义 1998年5月，新颁布的《秘书职业技能标准》： 专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 文秘——秘书——文书 文书：主要是做记录、打字、文书制作、管理工作，兼作接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。 秘书：秘书的地位、级别、待遇一般高于文书。秘书中有一部分人专门为某个领导、上司服务，秘书除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务。 文秘：涵盖了秘书和文书。 文秘 —— 秘书 —— 文书 （外延最宽） （外延较宽）（外延最窄） （二）秘书职业状况 1、美国秘书职业概况 秘书是个既严肃又体面的职业； 从业者众多，而且很受尊重； 秘书是美国从业人数最多的行业之一； 美国秘书99%为女性，且越老越吃香。 2、我国秘书职业概况 职业队伍相当庞大 ； 行业发展的潜力巨大 ； 并不是一个受尊敬的职业 ； 专业训练不够完善 。 （三）秘书的起源 1、我国秘书的起源 秘书工作的产生必须具有两个条件： 文字 （2） 社会组织 我国古代一些著名秘书的例子： 二、秘书的类别和层次 （一）按服务对象划分 1、公务秘书 2、非公务秘书（私人秘书） （二）根据智能结构，个人特长分 1、参谋型（参谋“智囊型） 2、秀才型（秀才“笔杆子”型） 3、办事型（精明办事型） 4、技术型（技术应用型） 5、公共关系型 6、财经型 7、综合型 （三）按工作内容划分 1、文字秘书 2、机要秘书 3、信访秘书 4、通讯秘书 5、事务秘书 6、生活秘书 （四）按职位高低及所负任的大小分 1、基层秘书 2、一般秘书 3、高级秘书 三、秘书的职业特点 1、服务的直接性 秘书工作的内容与领导工作是一致的； 秘书与领导之间工作关系的直接性； 秘书的工作成果直接对领导负责的。 2、服务稳定性 3、知识化 4、年轻化 5、女性化 （1）女性擅长处理人际关系 （2）女性耐心、细致、条理性强 （3）女性记忆力强 （4）女性具有打字天赋 （5）女性天性谨慎，易于保密 （6）女性能协调办公室气氛 （7）现代知识女性择业观的体现 （8）女性生理性适合于文秘工作　 四、文秘在社会中的作用 1、协调作用 从纵向看：文秘在部门内部属于上下隶属关系； 从横向看：文秘成为各个部门之间相互联系的纽带。 2、助手工作 　　 上条逸雄：秘书的形象是千差万别的，但总的来说，秘书是把上级的目的作为自己的目的，并能很好补助上级工作的一种职务……上级与秘书的关系是：一表一里，一明一暗。作为一名秘书必须清楚，不论怎样去代替上级工作。 3、参谋作用 4、耳目作用 5、窗口作用 第二节 文秘管理的内容和原则 一、文秘管理的内容 1、行政事务管理 规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等。 2、办公事务管理 日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫生管理等。 二、文秘管理的基本原则 1、准确原则 办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。 2、迅速原则 迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。 3、保密原则 要时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性。 要制定和健全严格的保密制度。 案例分析：杨修的错误 事例一：“门内