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公文管理制度 第一章 总则 第一条 公文是传达贯彻国家的方针政策，发布公司规章制度、指挥经营、科研开发和洽谈业务、报告情况、交流经验的重要工具和依据。 第二条 为使公文的管理工作规范化、制度化、程序化，特制定本制度。 第三条 公司员工和各级管理人员要重视办文质量，言简意赅，讲究效率，严格执行有关保密规定，确保公司机密的安全性。 第四条 公司各类公文统一由行政人事部归口管理。 第二章 收文管理 第五条 收文包括：公文、函电、传真及会议文件等。 第六条 处理程序： 1．公司所有收文均由公司行政人事部文员登记、签收、拆封。署名由个人亲启的来件均送收件人本人拆封。 2． 文员在拆封后的来文上应附“文件批阅签”（见附件1），并分类登记、编号、送阅、存档。 第七条 公文的阅批和催办 1．凡公文均需行政人事部经理根据文件内容和性质阅签，由文员分送承办部门阅办。 2．文件批转应迅速快捷，文员应在当天将文件送达，紧急公文在有关人员不在公司的情况下，用电话及时通知有关内容，如关系到两个以上部门，文员应按批示次序依次送阅。 3．各部门经理阅批公文要认真负责，阅毕填写明确意见，并签署姓名与日期。 4．承办部门接到文件后应立即指定专人办理，不得压放。 5．传阅、借阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件外借。未经同意不得摘抄或复印文件主件及附件内容。 6．文员对文件负有催办、监督检查和保管的责任。 第三章 行文的管理 第八条 行文的范围：凡是以公司名义发出的文件，包括通告、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要等，均属行文管理范围。 1．报告、请示 向政府机关或董事会汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。 向政府机关或董事会请求批示、批准，用“请示”。 2．决定、决议、纪要 对某些问题和重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事件用“决议”；传达会议议定的事项用“纪要”。 3．通报、通告、通知 传达重要情况，表彰先进，批评错误，用“通报”；向公司内外宣布经营管理上的重大事件，在一定范围内公布公司职工应当遵守或需要知道的事项，用“通告”；在一定范围内公布有关事项、须知或会议用“通知”。 4．函 洽谈工作，询问和答复事务性的问题，向有关部门请示批准的问题等，用“函”。 第九条 公文格式 1. 公文格式包括：文头、文号、标题、主题单位、正文、附件、单位印鉴、发文年月日、主题词、抄送单位、秘密等级、缓急程度等。 1.1 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容； 1.2 公文的文号由行政人事部统一编制： 1.2.1 以公司名义对外发文，用“（■■■■）年河房物字■■号”； 1.2.2公司内部发文，用“（■■■■）年河房物■字■■号”；例如：行政人事部发文，则为“（■■■■）年河房物行字■■号”； 1.2.3 文中涉及人员姓名均用全名加职务。 1.3 秘密文件应准确注明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注在公文左上角适当位置。秘密等级由拟稿部门提出意见，行政人事部审查核定； 1.4 公文如有附件，应在正文之后公司落款名称之前，左对齐注明附件名称和件数； 1.5 文中出现的数字，除文号、统计表、序号、百分比、专业术语外，一律用汉字书写。同一公文中，数字书写前后要一致。公文用A4标准纸，文头用公司的标准文头，标题用黑体3号字，文号用宋体4号字，正文用宋体小4号字。公文页边距：上、下边距为2厘米、左、右边距为2.5厘米。字符间距为加宽1磅，段落1.5倍行距。页码标准为居中，字符为-1-式样。文头纸除标题外，一般为9—11行。公文的其他样式参照本文档。 2. 主送、抄报、抄送 主送单位，即主要的收文、办文单位；抄报单位，即主送单位以外的其它与此文内容有关的上级单位；抄送单位，即主送单位以外的其它与公文内容有关的平级和下级单位。 3. 公文上的日期、印制份数 3.1 公文日期为公司领导的签发日期； 3.2 会议文件日期为会议通过的日期； 3.3 公文在左侧装订，印制份数应根据需要准确计算，并在文稿上注明。 第十条 行文处理程序 1．公司对内、对外发出的公文，统一打印成样稿，并填写《发文签》（见附件2），呈总经理签发，签发后由经办人向行政人事部申请文号。 2．由各部门起草的挂公司文号的各类上报文件，部门经理先对内容进行认真审核，然后由行政人事部文员对文字和行文格式进行审核把关。 3．核稿人及签发人要书