展会活动流程.xlsVIP

Sheet3 Sheet2 Sheet1 文件 请帖打印版200张 订单登记表 其它物品 投影设备 名片盆（盒） 拎带 电脑(当天带） 具体内容 物品分类 419准备物品 奖品 计数器3个 讲座ppt（放在u盘内） 文具箱（双面胶、笔、纸、封箱带、印章、计算机） 预约单400张 抽奖箱3个 龙之梦丽晶大酒店 宏泉丽笙大酒店 紫金山大酒店 上海大厦 明轩御膳 博龙国际大酒店 陕西商务酒店 大众大厦 吉臣酒店 海上宴餐厅 鲜墙坊 泰蓝星酒店 西郊庄园 金色港湾浦东店 金茂罗素 大宁潮府 虹桥城堡别墅 中房美林会所 阳光名邸 金玉门 由由大酒店 老山东大酒店 今海明珠浦东店 金尊大酒店 音乐之声大酒店天山店 巴黎恋人婚纱摄影 JASS爵色摄影 花嫁喜铺 海豚湾恋人摄影 镜界摄影 玩美空间摄影 兄弟映像摄影机构 唯一视觉摄影工作室 艺睿阁楼油画婚纱 小鸟钻石 酒店类 其他类 品尚 至尊百纳 泛阳度假村 华美达和平大酒店 序号 类别 商家 酒店类 c 拟定展会时间、地点 论坛部 a 报名页面设计 策划 搭建 审批报备 招商 信息发布 设计宣传 传达信息 准备环节 时间结点 活动前期 搭建当天 活动当天 活动后期 现场协调 签到 奖品发放 秩序控制 观察员 资料收集 总结分析报告制作 后期宣传 安排领奖事宜 业绩汇总 展前2个月 展前2个月 a 实际了解场地条件（交通、面积、硬件、是否为会员所熟悉、是否能够提供车辆接送） b 场地费用预算 （场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等） a 确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等） c 场地合同（ 与场地方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用） b 合同上报审批 （将“活动预算”、“场地租借合同”和“搭建合同”送金总、市场部、行政部等相关部门审批） 活动结束清场 展后一周内 展会活动流程 维护2组、喜宴组 b 预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定 a 确定参展商参展费用（将活动信息告知论坛部、运营部、技术部等协助部门，设定参展商类别及参展商数量，确定光地、标展数量及参展费用（含管理费、电费等现场需要支出的费用）） 场地 d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿） 场地方 b 确定场地搭建费用预算 c 确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品） b 招商函印制，提供给采购 c 采购招商（跟进招商进度，适时调整方案） c 经费申请（填写付款申请，频道经理签字交财务部雪绒及李轶峰；活动前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现场特殊状况的支出，中小型活动约为3000~5000元，大型活动约为8000~10000元） 部门经理、金总、市场部、行政部 部门经理、财务部雪绒及李轶峰 a 报名页面（页面设计、活动信息、跟进报名人数） b 论坛帖发布（活动详细信息、流程、奖品、商家名单、促销信息、停车情况） b 邀请函设计（设计制作会员邀请函） b 商家信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议） 技术部 c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品） a 物品准备：奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等等） b 人员准备：自愿报名人员统计、制作《人员工作安排表》 准备物品运输 整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单） a 负责与场地方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用、建立友好合作关系） b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题） d 费用收取：采购向商家收取管理费用与额外电费 c 负责与商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作） a 会员签到：负责指引会员签到，填写抽奖联并放入抽奖箱，为会员粘贴贴纸 b 资料发放：赞助商宣传单及相关资料装入拎袋统一发放 a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场 b 商家协调：负责商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算商家人流量、订单量、成交比、商家利润等数据 活动工作人员 奖品管理：负责奖品保管、数量统计 奖品发放：根据订单发放相应奖品，做好信息登记及抽奖工作 会员引导 a 人流计数：工作人员入口处计数 b 场外引导：例如地铁口、场馆入口处安排工作人员举牌指引 现场咨询处 设置咨询点、负责会员咨询、报名工作 物品管理 a 物品保管：负责奖品与其它公司物品保管 b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放 会场内各点安排工作人员负责蜜蜂控制工作，维持秩序 采购紧盯相应商家，防止飞单产生，及时通知订单会员领取奖品（喜宴组特别注意） 赞助商协调 确保赞助商到场，完成赞助