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???七、工作能力 工作内容与能力要求：本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。?? 第二部分 复习资料 办公室日常事务 第一节 办公室日常事务 一、值班工作? （一）值班的任务和作用? 值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面:? 1、办理领导交办的有关事项?2下班后和放假期间的文件和事务处理?3、来访接待工作?4、沟通上下级通讯联系? 5、记好当天大事记?(三项记录:电话记录、接待记录、值班日记)? （二）对值班室与值班人员的要求? 值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。值班人员必须做到以下几点:?1、服务的精神和高度责任心 2、要提高警惕,遵守值班纪律 3、认真做好保密工作 4、接待来访来电要热情 5、要认真学习业务知识,提高业务水平 6、填写值班日志,做好交接工作（三）值班日志与交接班? 填写值班日记应注意以下事项:? 1、填写值班者的姓名和值班时间? 2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。? 3、注意做好交接班工作安排值班工作，编制值班表? 值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。? 值班表包括的内容?1)列出值班时间期限和具体值班时间。?2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。?3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。 二、印章及介绍信的管理工作? 印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 （一）印章? 秘书部门掌管的印章主要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。作用:?(1)?标志作用?(2)?权威作用?(3)?法律作用.(4)?凭证作用? （二）介绍信介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。? （三）印信注意事项 1、印信的刻制 2、印章启用前应备文通知有关部门? 3、保管者不得委托他人代管 4、盖章要端正,清晰? 5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。? 三、电话工作? （一）通话工作的内容? 包括:打电话、接电话和作电话记录。? 1、接打电话:?熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。? 2、电话记录? 它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。? 3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。? （二）通话工作的要求? 1、礼貌热情?2、作好记录?3、收话后,必须马上解决问题 4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳? 四、保密工作 信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。 一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。? 从载体上分,信息的安全及保密工作通常包括:? *口头信息的安全及保密工作1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。?2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。3)只向来访者提供组织允许提供的信息4)按会议要求传达会议信息。? *纸面信息的安全及保密工作1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。? ?*电子信息的安全及保密工作1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。?2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。? （一）秘书在保密工作中需要注意的几个方面? (1)文件保密。做好接收、传递、保管工作。(2)会议保密。不能随意扩散和泄露(3)科技保密。? （二）做好特定信息的保密? 1、人事信息? 2、财务信息?