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天津市文书类电子文件数据存储结构要求 （试行） 天津市电子文件管理联席会议办公室 天津市档案局 2012年11月 目 录 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 归档电子文件数据结构描述 1 4 数据结构组成要素描述 3 4.1 年度归档电子文件 3 4.2 归档说明及目录 3 4.3 归档文件夹 3 4.3.1 归档文件元数据 3 4.3.2 拟稿单或承办单 4 4.3.3 草稿、修改稿、审核稿 4 4.3.4 签发稿 4 4.3.5 版式文件 4 5 各组成要素及其XML描述 4 5.1 归档说明及目录 4 5.1.1 目录描述 4 5.2 归档文件元数据 4 5.2.1 文件实体块 6 5.2.2 机构人员实体块 12 5.2.3 业务实体块 14 5.2.4 关系实体块 15 附录1 归档说明及目录数据结构规范模式 17 附录2 元数据结构规范模式 18 1 范围 本要求规定了电子文件归档过程中所需数据文件信息组织方式、存储结构及其基于XML数据体描述的规则和方法等。本要求适用于归档电子文件信息的生成、存储与交换。 本要求与《天津市文书类电子文件元数据方案 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 188942002 电子文件归档与管理规范 GB／T 182002 信息技术可扩展置标语言（XML）1.0 DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则 DAT 22 归档文件整理规则 国家档案局令第6号 《电子公文归档管理暂行办法》 W3C XML Schema Part1:Structures XML模式 第1部分：结构 W3C XML Schema Part2:Datatypes XML模式 第2部分：数据类型 W3C extensible Markup Language(XML)1.0(Second Edition) 可扩展置标语言（XML）1.0（第2版） W3C Namespace in XML XML的名字空间（Namespaces） 3文书类电子文件数据存储结构描述 为了保证文书类电子文件准确性、完整性、可用性和安全性，本要求以归档环节为关键点，收集捕获电子文件形成的内容、背景、结构信息以及文件办理的过程文件等。将从形成、办理到归档所产生的不同版本的文书类电子文件及其元数据采用有利于电子文件存储和 该结构采用树形结构进行存储，每一存储载体只有一个根目录，一般以“组织机构代码-年度”设置根目录名称，但必须按保管期限相对集中存储。根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型、不同保管期限的电子文件。 具体数据结构如下图所示： 4 数据存储结构组成要素描述 4.1 年度归档电子文件 同一年度形成的归档电子文件应保存在同一载体中，每一载体的根目录中应包括归档说明及目录和多个归档文件夹。一般情况下，归档目录中有多少个目录，就应有多少个归档文件夹与其对应。 4.2 归档说明及目录 list.XML，归档说明及目录，主要指按照一定的次序、体例编排而成的条目组合。归档说明中包括：电子文件移交的档案馆名称、全宗名称、立档单位名称、组织机构代码、全宗号、年度、件数、容量、起止件号、信息系统描述。归档目录一般包括：档号、题名、文件编号、责任者、日期、页数等著录项目。 4.3 归档文件夹 归档文件夹的名称以档号来命名，一份电子文件保存在一个归档文件夹中，用于保存应归档的不同版本的电子文件如草稿、修改稿、审核稿、签发稿、版式文件，以及归档文件元数据等内容。 4.3.1 归档文件元数据 文件名称为归档文件元数据.XML，主要用于记录每一份电子文件的元数据信息，包括来源、全宗名称、立档单位名称、电子文件号、档号、组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号、内容描述、题名、并列题名、主题词或关键字、人名、摘要、分类号、文件编号、责任者、日期、文种、主送、抄送、密级、保密期限、附注、形式特征、页数、语种、稿本类型、稿本文件名、稿本文件大小、权限管理、控制标识、存储位置、脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号、电子属性、格式信息、信息系统描述、数字化属性、数字化对象形态、扫描分辨率、扫描色彩模式、图像压缩方案、电子签名、签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识、机构人员类型、机构人员名称、业务行为、行为时间、行为依据、实体标识符、关联文件。具体参见《天津市文书类电子文件元数据方案》（试