高校研究生学位档案归档模式研究.pdfVIP

口广州r中医药大学郑奇茹徐志红 摘要本文以笔者所在高校为例，试论在信息环境下，如何构建适应时代发展的归档模式，更科学、更合理地做好研究生学位 档案的归档与管理，为日后提供便捷、高效的档案信息服务奠定基础。 关键词信息环境研究生学位档案 归档模式研究 一、研究生学位档案的内容及形成特点 还有异地的非直属附属医院。这也进一步造成材料的分散。此外，研 1．研究生学位档案的内容。研究生学位档案主要是指在高层次 究生生源类别的不同，像外国留学生、港澳台境外生的流动性较强， 人才培养、学位授予等活动中形成的具有保存和利用价值的文字、 也会造成材料的分散甚至缺失。研究生学位档案材料的分散性，为 图表、照片等材料，包括了研究生攻读学位期间形成的个人信息、学 档案收集及归档带来一定难度。(2)成套陛。研究生学位档案形成材 位培养情况、学位申请、临床实践、社会调研、学位论文前期准备、撰 料虽然分散，但每位研究生的材料具有一定的自然形成规律，其构 写与答辩情况等内容。而由于所在院校、学科、专业以及培养层次的 成内容均记录了从入学、培养、学习、实践到授予学位的整个过程。 不同，其具体内容也有所区别。 即便培养单位不同，专业学科不同，培养层次不同，生源不同，但每 2．研究生学位档案的形成特点。(1)分散性。①档案材料形成时位研究生的学位档案包含了不同阶段所产生的不同材料，又基本是 间的分散性。研究生学位档案的内容涵盖了研究生培养的整个过 由相似的一系列材料构成，具有共性又相对独立。学位档案的成套 程。从入学到最终获取学位一般要经过3——5年的时间。不同的阶 性特点有利于日后在归档时实行部门立卷制度。 段会形成相应的档案材料。如入学初期会形成研究生登记表、攻读 二、研究生学位档案归档模式的选择 学位研究生培养计划等材料，论文准备阶段会形成开题报告、文献 1．“档案材料形成者归档——档案部门整理立卷”两级归档模 综述、开题报告评议书等材料。②档案材料形成主体的分散性。研究 式。这种模式是指由研究生学位管理部门、各培养单位及研究生本 生学位档案材料是由研究生学位管理部门、研究生教学与培养单位 人将其形成的档案材料直接向档案部门进行归档，由档案部门进行 及研究生本人分别形成。学科专业不同，培养单位亦有所不同。以广 整理立卷。其优点在于档案部门与各档案材料形成者是直接双向交 州中医药大学为例，其研究生培养单位不仅有二级学院和研究所， 流，各档案材料形成者可以较好地按照要求做好归档工作。缺点在 物)的条件下，它几乎成为唯一可信的史实。即便遗留了相关证据， 开发行，因而阅读面非常窄，何况有一部分文件还是涉密的。 与政府公文相比，报刊总是能够完完整整、活灵活现地呈现出事件 正因为报刊档案全面记录了社会的发展变革，因而随着时间的 的全部过程，从而成为后人追忆历史的重要线索源。当前我们研究 流逝，它的查考和研究价值就越发彰显出来。近些年，一些出版社根 历史，留存下来的报纸已经成为重要的史实依据。第二，报刊本身的 据市场需求对近代报纸进行了重新编辑整理，如天津《益世报》点校 特点决定了它在构造历史方面具有独特的优势。 版的出版，得到读者的普遍欢迎，厚厚的两大册《益世报》，内容被预 (1)全面性。从理论上讲，档案承载着记录历史的重任，有人甚先分了类，读起来一目了然，民国天津的众生百相跃然纸上，令人爱 至认为历史由档案构成。当然，这仅仅是从理论的角度来看的，或者 不释手。该书已经脱销，目前是“一册难求”。 说是人类的一个愿望而已。事实上，由于社会制度、自然灾害、生产 (2)生动性。与其他类型档案(尤其是公文)不同的是，报刊档案 规律等种种原因，档案的种类和数量并不足以构造历史，相反，在特 对事件的记录是以大众的口味为目标展现出来的，一个人物，一个 定时期，甚至是匮乏的。尤其是政府文件，虽然在记录历史方面，它 事件，来龙去脉，娓娓道来，栩栩如生，怎么有趣怎么写。完全以立体 具有很高的权威，但是由于文件的生成机构——政府本身在不同历 的形式将事物呈现出来，这无疑大大增强了报刊档案阅读的生动 史时期具有各自的局限性，造成文件无论是数量、种类还是阅读对 性，因而成为“历史”大家庭的有益补充和有趣回味。众多的学者和 象，甚至内容，都表现出单一、匮乏，甚至歪曲的现象。这种现象，时 历史爱好者多将旧报刊视为挖掘历史的