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物流行业管理信息化调查及解决方案推荐 众所周知，现代物流作为一种先进的组织方式和管理技术，已成为世界经济发展的热点 之一。我国政府机构对物流产业在中国的健康发展给予了高度重视。今天物流在中国改变多 个行业的状态，信息技术也在推动中国物流发展，物流行业管理信息化水平也进入一个历史 发展的新时期。 在竞争日趋激烈的国内物流行业，企业的快速发展带来了日益尖锐的费用管控矛盾。 一方面，由于物流企业的经营特点，企业员工经常不在公司本部。而手工报销审批流程 的每个环节，都需要找到对应的审核人才能完成，只要相关人员不在，报销过程就会被中断， 这使得公司员工总是需要漫长的周期来等待费用。 另一方面，由于尚未实施全面预算管理系统，长期以来，物流企业仅依靠 EXCEL 编制 的预算表格来控制年度费用支出，这带来了两个问题。第一，由于费用审批与核算独立运作， 而预算和核算的口径是不一致的，这使得预算支出的明细数额总是难以查询，从而导致下一 年的预算编制总是缺乏准确的数据依据；第二，公司费用审批流程并不规范，执行不严格， 超出预算的情况时有发生。 无法有效管控费用成为拖累公司利润的一大隐患。于是，2010 年，中远物流牵手北京 元年软件，打造公司全新的费用报销系统。“在员工进行费用报销的时候，如果可以进行有 计划、有条件的预算控制，同样可以有效帮助企业节省成本，降低资金风险。”北京元年软 件公司总经理韩向东如是说。 “人性化、智能化、透明化、可控性”，谈到这套全新的费用报销系统，中远物流财务部 的一位主管连用了4 个词对其进行评价。“系统严格根据预算对各项费用支出进行的控制， 将业务活动的执行做到事前控制，降低了财务风险；进行了流程的优化、建立了规范化的审 批流程；实现了费用支出审批和凭证生成的自动化，降低了财务人员的工作量；增强了统计 分析能力，使财务人员摆脱了繁琐的统计工作，有利于下期预算编制。”他进一步解释说。 系统设计和控制了不同的登录显示菜单，这使报销的工作变得简单直接，大大提高了报 销的效率。系统还设置了预警系统。以黄色、红色和绿色三种颜色标识了不同的预算使用状 况，对于即将达到预算额度、已超过预算额度和安全的额度状态进行“有色”显示，令预算的 执行情况一目了然，实现了对预算的全过程监控，保证了预算的严格执行。 “不需建立全面预算管理系统，元年费用报销系统已帮助我们实现了全过程的预算控制。” 上述中远物流财务部主管如是说。 与预算的细度一致，系统对不同业务类型的费用设置了不同的控制方法。如对于公司公 共费用，如广告费、办公费等，系统采用了总额控制的方法；对于招待费，则采用明细控制； 对于差旅费，由申请人填写明细并按职级设置不同的控制标准；对于交通费、手机费，实行 预算到人，控制到人；而对于会议费、咨询费，则是按发生的具体项目进行控制。 分类控制的方法有效地提高了控制的有效性。而同时，一套严密的费用审批流程的嵌入 进一步保证了控制的效果。从经办人填写单据、部门领导审批、财务初审，到超预算审批、 归口部门审批、财务审批，再到出纳付款、会计记账，电子化的费用报销程序执行起来严谨 且一丝不苟。 用户案例 中远物流手工报销的时代已经终结。随之开启的，是与网上报销同行的全过程费用控制 时代。登录首页，报销员工可根据单据类型进行单据填写，他们可以随时查看之前申请单据 的审核情况，还可以随时掌握费用的可用额度，从而提前规划费用使用；登录首页，各审批 领导可查看所有待审批的项目，他们可以对其进行批量审批，并随时掌握各项费用的额度和 使用情况；登录首页，财务人员可看待处理的项目，并在批量进行处理后自动化导出凭证， 还可以通过系统进行费用分析，随时监控各项费用的预警情况。报销者再不用忙于奔波在各 办公室间寻人签字，审批人不用再遭受工作中屡次被报销琐事打断之苦；财务人员终于可以 迅速完成费用给付并入账。报销工作变得简单、透明、直接而高效。 方案推荐 ● 方案名称：元年E7 网上报销系统 ● 系统描述：元年E7 网上报销系统为企业提供了一个全方位数据共享的费用管理平台， 让费用预算和实际费用支出滚动同步，实现费用的事前控制、事中控制。系统化的成本预算、 控制、分析、优化思路，覆盖了企业成本管理控制的各个方面，同时满足企业综合管理需求。 能够及时控制和不断优化执行过程，展示给企业管理层最新最准确的业务与财务动态报告。 ● 系统架构：系统基于Web2.0 技术架构，支持各种主流平台和大型数据库，具备规范 完善的外部数