信息化办公软件高级应用（第二版） 教学课件 作者 李永平14 2项目15 信息化办公项目13.pptVIP

文件管理思想 （1）分析组织结构 （2）对文件进行分类 （3）制定存放规划 （4）日常管理到位 （5）实现文件目录化管理 （6）注意文件内容的保密 （7）做好日常备份 项目１3：系统与安全——文件管理与加密 1、规划与建立文件存放位置 文件存放规划 一级文件夹 放在非系统盘E： 按部门存放 2、用Excel工作表进行文件管理 可使用Excel的“查找”或“筛选”功能快速定位到文件 文件链接 链接对话框 3、文件属性设置 文件可隐藏 使文本不可修改 4、数据保护 （1） 格式保护，即不能改变字体、字号等 4、数据保护 （2） 选项 编辑限制 未作任何更改（只读） 不能编辑文档，但能选择文本与复制 修订 不能编辑文档，但可进行修订操作 批注 不能编辑文档，但可进行批注操作 填写窗口 只能读文本，不能作任何编辑工作 4、数据保护 （3） 进行修改时，出现如下警告 保护工作表设置 设为只读 5、文件打开保护 6、文件压缩保护 最后按此处 总结（1） 文件存放规划与管理原则 用户文档文件存放不能与操作系统软件同一磁盘分区； 存放的文档以多级目录按类别进行分放； 工作中所产生的文件必须按规划的位置进行存放，不能随意性存放； 产生的新文件写入“文件管理”的Excel表中，并做好超级链接； 文件名产生更改，同时在“文件管理”的Excel表中进行修改，达到一致性； 删除文件，同时在“文件管理”的Excel表中删除对应行的记录，或取消超级链接并加以注明该文件已经删除。 总结（2） 数据保护： 1．使用Windows的文件属性设置为“只读” 2．使用Word和Excel软件中的“保护”功能 文件打开与修改密码保护 4. 文件压缩密码保护 实践与体会 1．规划并建立文档存放目录，将电脑中的应用文档重新整理存放。 2．建立一张Excel表，对应用文档进行管理。 3．设置论文内容为只读，但可以让导师在上面作批注。 4．为Word文档进行打开密码保护。 5．为一个文件夹加密压缩。 6．体会一下文件存放规划与文件管理会带来什么好处？ 7．文件安全保护有哪几种形式？ 8．想一想，在实际工作中数据需要保护的例子。