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电子档案管理系统使用说明书 安装 用户不许要在案装任何软件，只需要安装默认的IE浏览器，在浏览器地址中输入1，即可进入电子档案管理系统页面。 使用说明 业务部门必须使用管理员给定的权限登陆系统，用户须在登陆界面中输入用户名和密码，才能进入相应系统进行处理。 用户登录界面如下： 图1 在用户没有登陆之前，选择左边的按钮没有任何动作，在整个操作中，可以单击图标，隐藏做框架，或单击图标，取消隐藏。 用户登陆后，出现的界面如下： 图2 在顶端，显示有登陆者的姓名，用户可以选择的3个功能和左边框架的3个按钮功能一样，目的是增加用户的可操作性，可以选择电子著录单，签收单，和退出系统。还可以根据不同条件，查询所需的电子著录单的详细信息。 关于图2中的查询条件的输入，输入数据的有效范围，正题名的文本框中，输入的字符长度不能超过255个字符，也就是不能超过127个汉字。分类号文本框中的字符长度不能超过6个，不能出现汉字，只能是英文字母和数字的组合前两位必须是英文字母，后两位或四位是数字，例如：JX11或JX1113。文件形成时间文本框中，只能输入年，月，格式为年/月，例如：2002/10，保管期限中选择索要查询的保管期限即可。可以只选择一种查询条件进行查询，在需要查询的文本框中输入查询条件，单击“查询”按钮即可，查询结果将显示在“查询”按钮下面的表中。 图2中有两个功能按钮，分别是创建著录单和生成签收单，用户必须先创建著录单后才可以生成签收单。 创建著录单： 图2 创建著录单的界面如上，其中为了档案标识号唯一，标识号由系统自动生成，且标志号唯一，归档单位和归档单位代码是系统根据登陆者从据库中获得，著录单创建人是登陆者。 用户需要填写的内容有以下部分： 立卷年度，格式要求只能填四位数字，如：2002； 文件形成时间和结束日期，如：2003年5月2号应该填写为：2003-5-2； 实体分类号，可以手工输入，如JX1112或JX11，也可以由系统获得，从下拉列表中选择实体所属的类别，然后点“获取”按钮即可。 正题名，只能输入254个字符（127个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 如果该档案有副标题，选择正标题下的副标题连接，增加如图3的两个输入框（并列题名和副题名），并列题名和副题名文本框只能输入254个字符（127个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 图3 责任者，只能输入100个字符（50个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 原文文件编号，只能输入100个字符（50个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 主题词，填写以后方便检索的主题词，只能输入100个字符（50个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 密级，从下拉列表中选择，提供的选项有：公开，国内，内部，秘密，机密，绝密。 保管期限，从下拉列表中选择，提供的选项有：永久，长期，短期。 附件题名，如果有附件，还要输入附件题名，只能输入254个字符（127个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 附注，只能输入254个字符（127个汉字），如果超出范围，系统会给出出错信息。 文件文本类型，从下拉列表中选择，可供选择的项有：正本，副本，草稿，定稿，手稿，草图，原图，底图，蓝图，修订图，影印本。 文本文种，从下拉列表中选择，可供选择的项有：命令，决定，决议，指示，通知，通报，请示，报告，批复，函，计划，总结，会议记录，会议纪要，原始记录，统计报表，说明书，合同，协议书，鉴定书，任务书，其他。 载体类型，从下拉列表中选择，可供选择的项有：纸，照片，录像带，录音带，磁盘，光盘，幻灯片，影视胶片，缩微胶片。 规格，文本框，输入的字符长度不能超过10个字符（5个汉字），超出系统会出错。 载体单位，下拉列表，可供选择的项有，页，盒，盘。 载体数量，文本框，输入数字，如5。 有两个复选框，如果选择第一个复选框，那么在创建下一条著录单时，将会携带本条内容，在下一条著录单中，只修改不一样的内容即可，如果选择第二条，用户可以创建著录单而不会返回著录单界面。 如果该档案有附加的电子文档和其他附加信息，可以选择单选信息，在出现的文本框中输入信息即可。 当用户都填写完相应的内容，按下提交按钮就完成了创建著录单。 完成创建著录单后，将回到档案系统著录单的界面（如图1），系统自动在电子著录单中将添加刚才创建的著录单，如果该档案还有附加的文件，可以点击上载连接上传该文件。 生成签收单 当用户需要在创建好的电子著录单中生成签收单时，先选取档案记录最左边的复选框，然后，再点击生成签收单按钮，进入如下界面： 图4 在签收单注释文本框中必须由用户填入该档案的信息，输入的内容为字符串，字符串的长度为小于254个字符（127个汉字），用户提交给档案室的该档案是否有装订。在下面两个列表框，在上框中显示的