办公软件应用案例教程 教学课件 作者 郭外萍 陈承欢 第2章 文书的编辑处理(版1).pptVIP

课前引导 无论是政府机关，还是公司企业，在传达正式信息时，经常采用公文形式，例如常用的决定、通知、通报、报告等。这类文档由于具有公示性往往要求用语准确，格式固定。公文类型虽多，但其通用文体结构往往相同，精通一种公文撰写与格式设置后，其它公文也能在短时间内完成编辑与设置。 主要内容 （1）整理通知内容 （2）选定、复制、删除和移动文字内容 （3）插入符号与对象 （4）设置公文格式 （5）检查文档错误 （6）图片形式保存文档 （7）形成模板文件 课堂引导训练——通知文档编辑 任务描述 （1）整理通知内容 （2）创建空文档“通知.doc”并复制“文书-通知.doc” 中的文字内容到“通知.doc”。 （3）选定、复制、删除和移动文字内容。 （4）插入符号“〔〕” （5）设置公文格式 （6）插入横线 （5）检查文档错误 （6）图片形式保存文档为“公文通知（禁止修改）.doc” （7）形成模板文件“通知文件.dot” 一、创建新文档 1.创建公文文档“通知.doc” 启动word程序，单击【文件】菜单中的【保存】命令（可用Ctlr+S代替），在【另存为】对话框中选择保存位置为D盘，文件名为“通知”，文件类型为“word文档”。 2.复制文档　 “文书-通知.doc”文档中的文字内容至“通知.doc”中。 二、选定、复制、删除和移动文字内容 1.选定文字：上午工作时间：8:00—12:00 方式1：拖动鼠标选择 方式2：行选区选择 2.复制选定文字至第二行，并改为：下午工作时间：14:00-17:30 3.删除多余文字： 国庆节 4.移动文字：将第三项内容移至第四项内容之前 三、插入符号 单击【插入】菜单中的【符号】命令，在【符号】选项中选择字体为“普通文本”、子集为“CJK符号与标点”后，随即双击显示区域中的符号 四、设置公文格式 公文有着固定的格式。一般而言，用一个汉字标识公文中横向距离的长度单位，称为1字。纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 公文中的正文用3号仿宋体，每个自然段左空2个汉字宽度，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用3号仿宋体字，居中排布 年份、序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称，用六角“〔〕”括入 序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。在此线下空2行输入公文标题，用2号小标宋体，可分一行或多行居中排列 回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍然顶格；最后一个主送机关名称后应标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 公文如有附件，在正文下空l行，左空2字用3号仿字体字标识“附件” 五、插入横线 1.发文机关之下4mm处插入一条红色反线 （1）调用“绘图”工具栏并设置绘制环境 五、插入横线 1.发文机关之下4mm处插入一条红色反线 （2）在主题词下一、二行处插入两条细实线 方法同上 六、检查“拼写和语法格式 公文设置完毕后，需仔细检查是否有语法、格式错误。语法错误可用【工具】菜单中的【拼写与语法】命令进行全文筛查。 七、保存为图片形式文档 由于公文不能随意修改，制作者需禁止阅读者修改公文文档。因图片无法被用户进行文字方面的修改，故可使用“选择性粘贴”方式将公文以图片形式保存于新文档中。 八、创建模板文档 为了以后能快速设置“通知”类公文，可将当前文档设置为模板文档。 课堂同步训练——决定文档编辑 【任务描述】 （1）打开word文档“决定.doc”，将此文档设置成如图 2-44所示的标准公文格式。 （2）设置发文单位标题与发文字号字体的字体格式与段落格式 　　 发文单位标题：字体格式为“小标宋体、初号、红色”；段落格式为“居中” 发文字号字体：字体格式为“仿宋_GB2312、初号、红色”；段落格式为“居中” （3）设置公文标题字体与段落格式。标题字体格式：小标宋体，三号；标题段落格式： 居中，段前2行、段后1行。 （4）设置正文字体格式与段落格式。正文字体格式：仿宋_GB2312，三号；正文段落格　　 式：首行缩进2字符 （5）设置附件标题与正文字体与段落格式 附件标题字体格式：小标宋体，三号；段落格式：段后1行 附件正文字体格式：仿宋_GB2312，三号；段落格式：首行缩进2字符 附件正方中的标题文字：黑体、三号 （6）设置主题词格式。主题词三字：黑体、三号；主题词字体格式：小标宋体，三号， 　　 彼此之间间隔1字。 （7）插入直线并设置直线格式：红色反线为4.5磅 课堂同步训练——