八爪鱼文秘特训-王启君.pptVIP

八爪鱼文秘特训 王啟君主講 目錄 壹、成为专业、成功的秘书 贰、提升秘书工作效率与功能 参、成为上司的得力助手 肆、专业秘书的形象塑造、礼仪与应对技巧 壹、成为专业、成功的秘书一、秘书的概述 １、秘书的角色 一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。襄助主管处理一切里里外外的业务成为秘书的职责。秘书除了本身主管外，和其它部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，现代的工商秘书已演变成名符其实的「业务秘书」或「公关秘书」。 ２、秘书工作的特质 秘书工作最主要为辅佐功能，此即是主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，因为： (1) 秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。 (2) 秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。 二、秘书的业务 １、秘书在一天的工作中有三分之二的时间是作： (1) 打字 (2) 接受口授 (3) 传真 (4) 接听电话 (5) 处理信件 (6) 与主管商谈 (7) 档案管理 (8) 准备当天的业务与下班前的业务整理 (9) 拟稿及制作信件 ２、秘书业务可分四类： 秘书的功能与业务： (1) 信息管理业务 上网收发mail、收集有关公司信息。 (2) 事务业务 通讯方面：接听电话、拆寄信函等。 办公室方面：