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第三章 总账子系统 初始化和日常业务 第一节 总账子系统的原理 总账子系统又称账务处理子系统，就是要完成从记账凭证输入到记账，从记账到账簿输出等账务处理业务工作的子系统。 总账子系统是会计信息系统中的核心子系统，与其他子系统之间存在着大量的数据传递关系。 总账子系统的功能目标 1、及时准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。 2、高效、正确地完成记账过程。 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 4、建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 总账子系统与其他子系统的关系 关系图见P35的图3-1，其关系表述如下： 总账子系统与企业门户共享基础数据。 总账子系统接收工资管理、固定资产管理、应收应付管理、成本管理、项目管理、存货核算等子系统生成的凭证，在总账子系统中审核记账。 总账子系统向UFO报表，决策支持，财务分析等子系统提供会计数据生成会计报表及其他财务分析表。 总账子系统的数据处理流程 单位的基础会计信息?数据文件 记账凭证、原始凭证、机制凭证?临时凭证文件?审核?记账? 汇总文件 凭证文件 总账、日记账、明细账 银行对账单?银行对账 期末转账 总账子系统的功能模块结构 如P37图3-3所示。 主要有5个大的功能模块： 系统设置 凭证处理 出纳管理 账簿管理 期末处理 第二节 总账子系统的初始化 总账子系统启用的基本流程 新用户操作流程图： P38图3-4 老用户操作流程图： P39图3-5 总账子系统的初始化处理 1、设置系统参数 2、定义外币及汇率 3、建立会计科目 4、建立辅助核算档案 5、设置凭证类别 6、结算方式定义 7、设置明细操作权限 设置系统参数 1、设置凭证参数 制单控制 凭证编号方式 外币核算 凭证控制 2、设置账簿参数 3、设置会计日历 4、其他 建立会计科目 会计明细科目的确定原则： 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。 会计科目的设置必须保持科目与科目之间的协调性与体系完整性。 会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除，如已使用，则不能增设下一级明细科目。 设置会计科目要考虑与其他子系统的衔接。 建立会计科目 增加会计科目： 科目编码：惟一，按级次先后顺序。只能是数字、英文字母及减号和正斜杠。 科目名称：10个汉字和100个英文字母，不能同时为空。 科目类型：资产、负债、所有者权益、成本、损益。 辅助核算： 一个科目可同时设置两种专项核算； 个人往来不能与其他专项同时设置，客户与供应商核算不有同时设置； 必须设在末级科目上。 科目性质（余额方向）：借方或贷方 外币和数量核算： 建立会计科目 修改会计科目： 已制过单或录入期初余额的科目不能被修改。 已使用的科目不能增加下级科目。 科目删除： 已有余额的科目不能删除，也不能删除非末级科目。 指定科目： 只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才有查看现金帐和银行存款日记账。 设置凭证类别 5种限制类型： 借方必有 贷方必有 凭证必有 凭证必无 无限制 期初余额的整理录入 总账期初余额的录入 从最末级开始。红字余额用负号输入。 辅助账期初余额的录入 该科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来。 期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；若已记过账，则不能再录入、修改期初余额。 总账子系统的日常业务处理 填制凭证 修改凭证 出纳签字 审核凭证 汇总凭证 记账 填制凭证 记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。 若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。 若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按=键即可。 操作步骤 1.单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，显示单张凭证。 2.单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字。 3.凭证编号：如果在【选项】中选择系统编号则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。 4.系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。 5.在“附单据数”处输入原始单据张数。 6.输入凭证分录的摘要，按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。 7.输入末级科目或按[F2]键参照录入。 操作步骤 8.若科目为银行科目，且在结算方式设置中确定要进行票据管理，在【选项】中设