从科研项目的动态发展过程谈档案的管理.pdfVIP

口秦建伟 陈正丽 谈档案的管理 一般来说，文件自归档成为档案起，就具有了稳定性，很多 当一部分科研项目到了过程中的某个阶段后，会由于经费、人 性质随之被定性：保管期限、形成年度、类别、案卷(件)号、卷内 力、水平等原因被搁置，甚至中断。如一部分项目在通过立项后 目录等。而对于需要成套保管的科技档案，如医院的科研项目 未得到开展，在不了解具体原因的状况下，此后的各类档案是 档案而言，归档并不等于所有性质的确定。因为科研项目档案 否会产生对档案工作者来说也是未知的。又如一项科研成果得 具有动态性。这首先要从科研项目的发展过程来看。 到鉴定后，也许就告一段落了，但也不排除过了若干时间后继 一、科研项目档案的产生过程 续进行应用或报奖的情况，因此，应用证明或报奖材料归档的 可能性也是未知的。 (三)保管期限的不确定 保管期限的不确定主要是针对项目申请书和下达科研计 划这两部分材料而言的。这部分材料的保管期限是根据之后的 项目开展情况来决定的：若过程止于此，则项目申请书和下达 科研计划将作为一般的文书档案作长期保管；若过程继续开 展，为维护科技档案的成套性，则需将这两部分档案纳入该套 科研项目中作永久保管。 归档时间、范围以及保管期限上的不确定性导致了科研项 科研项目档案的形成依赖于科研项目的发展过程。首先由 目档案在整理上呈现动态性的特点，它既不能像一般的文书档 项目负责人确定课题，召集项目合作人；然后向审批科研计划 案那样一年归一次，按年度进行分类；也不能像一般的科技档 的上级单位提交项目申请书，作为一家省级的附属医院，我院 案如基建档案那样在项目完成后统一归档，只能依赖于科研项 的课题申请一般是向省卫生厅、省教育厅、省科技厅以及一些 目的发展过程，分阶段进行归档。 专业性的委员会提交的；经过一段时间的审批，如果立项未通 三、科研项目档案与其他档案的区别． 过，则过程中止，若通过立项，则下达年度科研计划和科研经费 (一)科研项目档案与一般的文书档案的区别 (其中也有相当一部分的经费自筹项目)，并签订项目合同书 科研项目档案作为科技档案，与一般文书档案在整理原则 (任务书)；于是项目负责人和合作人一起展开研究工作，获得 上是有区别的，即科技档案需遵循成套性的整理原则。 项目成果；结题后提请项目鉴定申请，同时附上项目查新报告 (二)科研项目档案与一般科技档案的区别 和鉴定材料(项目成果)，获得鉴定确认书(许可证)之后，向各 以基建档案为例，它和科研项目档案类似，同样依赖于一 专家分发函审鉴定表(一般为7份)，如果是举行会议进行鉴 个发展过程：工程建设准备阶段一工程建设设计阶段一程施工 定，则以会议评审意见代替函审鉴定表，经过鉴定最后获得鉴 阶段—竣工验收阶段，还有贯穿其中的-T程监理及其他活动。 定证书。另外，在科研项目完成鉴定后还可能进行项目应用和 以此为依托，各个过程产生出各种不同的档案材料。但是基建 报奖等步骤。 档案并不是像科研项目档案那样分阶段归档整理的，而是待基 这样，就获得了一整套的科研