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第一,做人。是职业秘书从业的前提和基础条件
做人,强调两个方面,分别是人品和人样。
所谓人品,就是人的品质和道德修养。俗话说,做事先学会做人,而在职场上所强调的“做人”的关键环节是职业道德。秘书职业道德显得尤其重要,秘书是公司领导服务的办公室人员,关键要要以公司为荣,为公司效力,要为公司尽力,就所谓秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度,就决定秘书在本职岗位上将会是兢兢业业,任劳任怨。享有国际声誉的方法学家、思维学家吴甘霖先生在一次北大总裁班上作了一项调查,请公司老总说出自己所喜欢的员工和最不受欢迎的员标准是什么。结果五类员工列入最受欢迎的员工,分别是:第一类,自动自发的员工;第二类,找办法提升业绩的员工;第三类,从不抱怨的员工;第四类,执行力很强的员工;第五类,能提建设性意见的员工。而最不受欢迎的员工也有5种,分别是:第一种,找借口的员工;第二种,损公肥私的员工;第三种,斤斤计较的员工;第四种,华而不实的员工;第五种,受不得委屈的员工。而最受欢迎的员工的标准,也恰在恰恰道出了现代企业公司所需要秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”的职业道德。
所谓人样,就是职场礼仪。职场礼仪主要是强调仪容、仪表、仪态。
仪容。强调职场的化妆和配饰。秘书人员的化妆不同于演员、模特和婚纱照,把自己本来的面目都用粉底给掩饰了。秘书人员强调的是淡妆,强调的是职场化妆,比如,据调查了解,中国移动公司、中国银行窗口服务人员的化妆就非常接近职场形象,给人留下一种舒服清秀、富有亲和力的优雅效果。
仪表。强调职场的着装。秘书往往是以上司代表和企业发言人的身份外界接触,秘书的整体形象也就象征了企业的形象,因此塑造一个良好的职业形象,不仅能给人以好感,也有助于你的工作。秘书职业服装应该是简单线条加上剪裁大方的组合性套装,最好选用70%纯羊毛和30%化纤的混纺面料,就不容易起皱,也不会产生极光,一旦熨烫定型后会有相当稳定的造型和线条感,能够恰当地衬托出职业秘书的社会身份。并且服装着色选用上,最适宜的色彩就属灰色系列,中国银行的员工制服就是选用这个色系。
仪态。强调坐姿、站姿和走姿的习惯。要做到站有站相,坐有坐相,行有风度。姿态是一个人下意识的显露,也是一个与众不同的风情,美丽的姿态能增加一个人的魅力。职业秘书的站姿,一定要能够在保持头部挺拔的同时,很自然地做到挺胸收腹提臀,这样,整个人的精神状态就出来了,显得相当有精神,显的神采飞扬。秘书从业人员的站立训练最常用的就是“五纸贴墙站立”。职业秘书的坐姿,在保持上身姿态的基础上,不管在何种坐态,女性职业秘书的膝盖始终是靠拢的,这是女人与男人的最大区别。职业秘书的行姿,女性职业秘书走路尽量走成一条直线,膝盖内侧似乎可以有些摩擦,但不是模特儿在T型台上的猫步,那就显的过于夸张。
第二,做事。职业秘书要着力训练五个方面的能力,即创新能力、执行能力、沟通能力、商业能力和写作能力,并且能够做到五力合一,形成合力。
一是创新能力。现代中国十分重视创新能力的培养和推广,不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。而秘书作为企业、公司重要的一分子,培养创新能力显的尤其重要,职业秘书的创新能力就是要求熟悉公司情况后,敢于突破传统思维能力,突破条条框框,提出富有创意的思路。只要平时多动脑筋,就会有思考的习惯;有思考,就会有点子,有点子,有会有业绩。美国是个创新意识相当强的国家,有这么一篇短文,就非常形象地描述着创新的例子。1979年6月,中国曾派一个访问团赴美国考察初级教育,对美国的初级教育提出四点意见:1、学生无论能力高低,无不趾高气扬、踌躇满志,大有“我均不同凡响”意味;2、小学二年级学生,大字不识一斗,加减乘除还在数手指头,就整天奢谈发明创造;3、重音、体、美,而轻数理化;4、课堂几乎处于失控状态。学生或挤眉弄眼,或谈天说地,更有甚者,如逛街一般,在教室里摇来晃去。最后,中国考察团作出考察预言:美国的初级教育已经病入膏肓,再用二十年的时间,中国的科技和文化必将赶上和超过所谓的超级大国。在同一年,作为互访,美国也派了一个考察团来中国,他们在考察了北京、上海、西安的几报学校后,也写出四个考察意见:1、中国小学生上课时喜欢把手端在胸前,幼儿园的学生喜欢将手背在后面,除非老师发问,否则不轻易改变;2、中国的学生喜欢早起,并且喜欢边走路边用早点;3、中国学生有一种作业叫“家庭作业”,据老师解释,是学校作业在家庭的延续;4、中国把考试分数最高的学生称为学生最优秀的学生。因此美国的考察团也作出考察预言:中国学生是世界上最勤奋,起得最早,睡得最晚的;他们的学习成绩在世界上任何一个国家的同年级学生比较,都是最好的。可以预测,中国在科技和文化方面,必将把美国远远地甩到后面。2
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