Agedeca计算机应用的基本要素.docVIP

Time will pierce the surface or youth, will be on the beauty of the ditch dug a shallow groove ; Jane will eat rare!A born beauty, anything to escape his sickle sweep .-- Shakespeare 第一讲 计算机应用的基本要素 一、应用现代技术和科学思想实现档案信息化 收集档案是以档案信息的价值大小为依据决定收集的，而档案信息的收集是以收集载有档案信息的物质实体来完成的。这是传统档案管理工作的基础，档案工作都是围绕着这一基础展开,收集、立卷、归档、整理、著录等等。 保存档案的目的就是为了利用, 大多数情况下是利用档案信息，而当档案作为凭证利用时，向利用者提供档案原件实体的作用，实际上是在档案信息内容的基础上，向利用者增加提供了档案的原始性和真实性信息。在整个档案利用过程中，信息的利用是占主导地位，因此，档案管理的全过程，应服务于档案信息的利用。 信息化是现代科学技术发展的重要标志,信息化建设的基础是以现代科学技术和现代科学管理。信息化建设是以全社会信息化为目标的系统工程，档案信息化建设则是社会信息化系统工程中众多子系统的一个子系统。 档案信息资源又是社会诸多信息资源中重要组成部分，它承载着历史、承载着真实、承载着人们社会活动的各种信息。目前，其信息形态和存在形式发生了很大的变化，档案信息不仅存在于纸张上，还可以在磁带、磁盘、光盘上，更可以跨越时间、空间的约束，瞬间传递到远方。 这一系列的变化，要求档案管理适应现代科学技术的发展，应用现代科学技术管理好档案信息资源，做好电子文件、档案向公众利用服务。 在档案管理过程中，存在着两种运动过程：一种是信息流运动，一种是物质流运动。 档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案内容的数字化信息管理，并以数字化信息为主要形式向社会提供利用服务为重点的转变过程。在这一转变过程要不断地采用现代信息技术装备部门， 从而极大地提高档案管理和利用的现代化技术水平。 这些技术包括计算机技术、网络技术、信息技术等诸多先进的自然科学技术，包括系统工程、现代科学管理方法等软可行技术。把这些先进的技术方法应用到档案管理工作，开创档案工作的新局面。 如：应用信息技术理论和方法管理档案信息；应用系统工程理论和方法，在建设档案信息化进程中，从系统的范畴综合考虑实施管理措施，追求系统的最优化。 著名管理学家斯蒂芬?¤P?¤罗宾斯博士给管理下的定义是：?°管理是指同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。 信息技术的发展，信息化建设给档案管理工作带来压力和挑战，也带来动力和机遇，档案工作者要面对压力和挑战，积极地学习现代科学技术知识，运用现代科学技术手段，抓住机遇，推动档案信息化进程，使档案管理工作融入社会信息化发展。 完成这一过程需要档案工作者付出辛勤的劳动，需要经过长期的发展过程，并将引发档案管理模式的变革。 二、正确认识档案信息化的重要性 信息管理学的信息类型：按照信息的发生领域分：有物理信息、生物信息和社会信息。按照信息的表现形式分：有消息、资料和知识信息。按照主体的认识层次分：有语法信息、语义信息和语用信息。语法信息：认识主体感知事物运动状态及其变化方式的外在形式；语意信息：认识主体领会事物运动状态及其变化方式的逻辑含义；语用信息：认识主体判断事物运动状态及其变化方式的效用。语法信息、语意信息、语用信息构成认识论层次上的全部信息，即全信息。信息运动过程为一个循环的过程：信息产生、加工、存储、利用,产生新的信息。信息运动过程中，大量有价值的信息流向存储环节保存，形成社会信息资源的一个部分。 档案工作承担着信息存储、利用的重要职能。档案管理工作是信息化建设的重要组成部分，档案工作者应充分认识到信息时代档案管理的重要性，管理好电子文件、电子档案。 把档案信息化工作纳入地区信息化建设的总体规划中；把电子文件收集、归档、存储、利用工作纳入本单位自动化，信息化建设的总体规划中。 三、质量因素与档案人员素质 1.质量因素 计算机是按照人的指令工作的机器  计算机是由计算机技术人员通过编制好的程序集，给计算机发出各种指令，由计算机完成一系列的操作。无所不能的应是人，不是计算机。对于简单、重复性工作计算机实现起来比较容易，对于复杂的工作，计算机实现起来会受到当