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档案业务知识培训资料 文书、声像、实物档案工作业务培训讲义 二ＯＯ七年四月二十日 第一章 档案的基本知识 一、档案的定义及其基本含义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。 2、档案是保存备查的历史文件。 （1）办理完毕的文件才能作为档案 （2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。 二、档案的作用 档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用： 1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。 2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。 　 另外，从社会生活空间联系和时间延续的角度看，档案具有横向的信息交流和纵向的承前启后、继往开来的作用。档案作为一种历史文化财富，还具有文化作用，可以对人们的思想认识、道德修养提供直接的知识营养，丰富人们的精神生活，促进社会的精神文明建设。 三、档案的种类 1、档案的分类 按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等） 按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案 按信息表达方式分：文字档案、音像档案 按记录方式分：普通档案、电子档案 按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案 按时期分：建国前档案、建国后档案 目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。 2、电子文件与电子档案 电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网络上传送的文件。 电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 电子档案的特性及问题：1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；2、信息存储的高密度性；3、电子文件与载体相分离性（易更改性、电子文件非实体归档的可能性）；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性 四、档案工作的内容和基本任务 档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。 档案的工作任务，从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。 从狭义上说，是指档案具体业务工作，其内容包括收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。 五、档案工作的基本原则 档案工作的基本原则是：实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。 1、集中统一管理全部档案。我国的档案工作实行统一领导、分级管理原则，这一原则确立了档案工作的组织原则和管理体制。就一个单位而言，贯彻这一原则的具体要求是：建立综合档案管理机构（综合档案室），并明确分管领导和档案工作具体责人，对本单位档案实行“四统一、一集中”的管理。 （1）统一规划：统一制定本单位的档案工作规划，计划并组织实施。 （2）统一制度：统一制定本单位的档案工作规章制度并监督执行。 （3）统一业务标准：根据国家有关部门制定的档案工作业务建设规范和技术标准提出本单位实施细则或执行意见并监督指导实施。 （4）统一监督指导：对所属部门和下属单位的档案工作统一实施监督和指导。 （5）集中管理档案实体：将本单位形成的各种门类和载体的档案悉数移交到本单位档案机构集中管理。下属具有独立法人资格的单位档案不属集中范围，由该单位依法自行集中管理。不属不具备法人资格的分支机构或派同机构，一般情况下均应将档案集中到总部综合档案室，特殊情况下（如距离较远）、档案整体使用频率等），可设档案分室，但总部档案室对分室必须采取切实有效的控制措施。 2、维护档案的完整和安全。维护完整有两方面的含义：一是从数量上保证档案齐全，即应该保存的和实际保存的相一致；二是从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹。维护档案的安全也有两方面的含义：一是