2011年新春客户筹备案.docVIP

2011年新春答谢会筹备案 （待确定会议时间） 活动负责人： 总策划督导： 总策划： 宴会、信息收集： 协助、影音资料： 接待人员： 平面制作、物资采购： 3日下班前确认完毕： 将邀请信息或邀请函发送出去。 4日下班前确认完毕： 回执单全部收回 落实礼品款项 下采购单 会场宣传展架、横幅、签到簿、台历等制作完成 5日下班前确认完毕： 汇总反馈实到人数和车辆，准备好欢迎辞和演讲稿。 根据回执人数确定宴会酒席和会场席位。（酒店） 确定是否制作姓名牌 6 日下午16:00确认完毕： 组织人员检查接待场地的设备设施、横幅及展架的安装情况。 检查礼品、会场布置，瓜果、鲜花预定。 检查电脑、投影仪、PPT，及会场音乐影视资料。 主席台背景墙、横幅的布置（酒店工作人员） 7日上午： 下午 1：00前跟踪各项横幅的挂置情况是否到位。 下午2：00前设置酒店接待处，摆放姓名牌，准备好礼品。 下午2：10各部负责人检查各部工作完成情况并尽快解决未完成工作，调试好投影仪，开始播放音乐 。 下午5：00前确认用餐人数。 7日答谢会活动流程： 14:40 签到、引领、会场情调音乐演奏。 安排6名市场部人员，楼门口4名引领客户签到及发放礼品、会场2名安排入场客户就座和帮忙倒茶。 14：50 市场部人员引领客户到宴会厅就坐。（按照事先安排席位区域带领） 在优美的背景音乐下销售人员与客户自由交流畅谈，待领导入座后准备会议。 跟进部门： 行政部：6日组织人员检查接待场地，横幅等。 市场部：3日开始将邀请信息或邀请函发送出去 4日下班前汇总反馈实到人数及车辆，是否要求住宿及第二天活动，并对收集的信息进行整理制作通讯录。 6日下午 19：00前跟踪各项横幅、PPT，音像品的制作情况和是否到位。 7日14：00前敦促酒店服务员摆好水果盘、干果、烟、鲜花、演讲台等，提供优质服务。会中必须保证每位嘉宾的杯子都有水或饮料。 确保所有准备资料（演讲稿、PPT、音乐及影视资料完整，播放正常） 2