文件资料管制程序A.docVIP

文件資料管制程序 發文編號 管制類別 分發單位 □總經理 □管理部 □生產部 □研發部 □文管中心 文 件 製 作 製作單位 製作日期 主管核准 承 辦 人 文 件 核 發 核發單位 核發日期 主管核准 承 辦 人 發行日期 生效日期 變 更 紀 錄 頁次 1/ 版序 頁次 版序 頁次 版序 頁次 版序 文件修訂履歷： 初版（1）版發行於 年 月 日；首次於 年 月 日生效 版序 修訂頁次 修訂內容簡述 修訂依據 生效日期 1.目的： 制定公司品質文件與資料管理程序，使其品質作業皆有相對應之書面程序，進而求作業 標準化，並使文件與資料受到管制。 2.適用範圍： 凡公司因品質體系所流通之控制文件與資料，包含外部提供的控制文件與資料之管理均 適用。 3.定義： 3.1.文件分類： 3.1.1.內部文件：由公司自行規劃或參考外部資料所制定發行之書面文件。 3.1.2.外部文件：非本公司內部所制定之文件；包含外部標準、法規、圖面及品質紀錄等。 3.1.3.電子文件：以電子媒體型式存在的文件（包括內、外部文件），如：光碟片、隨 身碟、磁碟片、錄影帶等。 3.2.管制類別： 3.2.1.管制文件：公司品質系統執行作業的依據文件（包括內、外部文件），需要作變更或修訂，以『管制文件』印章識別。 3.2.2.非管制文件：與產品品質無直接關係的文件，僅作登錄管理，但不需作變更管理 的文件。 4.權責： 4.1.文管中心：負責所有文件與資料之發行、回收、銷毀及管制與作業協調。 4.2.文件製作：由主要執行單位指派專人撰寫。 4.3.文件審核： 4.3.1.程序、辦法：呈單位主管審核，各相關單位會審，總經理核准。 4.3.2.表單類：呈部門主管核准。 4.3.3.圖面技術資料：研發部主管審核，總經理核准。 4.4.文件核發：文件經相關部門主管會簽無誤後，由文管中心進行複製，發行前需經文管中心主管核准。 4.5.原稿管理：文件原稿由文管中心負責管理與歸檔。 5.作業內容： 5.1.文件制訂與編修： 5.1.1.主要執行單位指派專人完成文件撰寫後，欲建立該初版之文件時，經辦者需填寫『文件建立申請單』，經相關業務權責人員會審後，提交文管中心申請建立。 5.1.2.文件撰寫規定：參照『文件製訂辦法』（QS-0001）。 5.1.3.文件欲引述該使用表單之樣式時，可以下列兩種任一方式於文件中加以規定： 5.1.3.1.以參照附件方式，直接至於文件內。 5.1.3.2.以參照表單編號方式，而加以引述。 5.1.4.表單之設計內容需能反應出實際執行活動之品質記錄，且具追溯性。 5.1.5.文件內容裝訂順序：『文件封面』『文件修訂履歷』『文件內容制式頁』『附件』。 5.1.5.文件若需更改，由申請人填寫『文件修訂申請單』，說明更改原因，經會審核准後，送交文管中心處理。 5.1.5.文件更改審批後，統一由文管中心實施更改。 5.2.文件會審與核准： 5.2.1.文件完成製作後，需視該文件作業程序內容之關聯性，提送相關權責部門審核會簽。 5.2.2.文件於審核會簽時，需附上該文件所有參照使用表單，一併審核。 5.2.3.文件若於會審未通過，文件經辦需取回重擬，直至通過會審後才可核准發行。 5.2.4.會審相關事宜，由文管中心統籌辦理。 5.3.文件登錄維護： 5.3.1.建檔： 5.3.1.1.文件經擬審批後，原稿文件送交文管中心進行文件編號並登錄『管制文件清單』，若為電腦軟體文件則由文管中心統一集中加密保管並記錄於『備份文件清單』。 5.3.1.2.重要之電腦軟體文件應作備份保管。 5.3.1.3.所有發行文件原稿應保存於文管中心，可不拘型式使用鉛筆、修正液或剪貼方式加以修訂，且不需蓋「核發」章。 5.3.1.4.外來文件及資料由文管中心統一接收，有參考價值之文件加蓋「參考文件」章，若有管制之必要，則需增蓋「管制文件」章。 5.3.2.借閱： 5.3.2.1臨時借閱有關文件資料之人員，需填寫『借閱文件登記表』經文管中心主管批准後方可借閱。借閱者應即時歸還，到期未歸還時，由文管收回並取消其借閱資格。（原