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浅谈卫生监督行政相对人档案管理 平凉市卫生局卫生监督所 吴洁娜 2010 1 卫生监督行政相对人档案建档和管理流程 2 如何才能做好卫生监督行政相对人档案管理工作 1 卫生监督行政相对人档案建档和管理流程??????? 1.1许可科在发放公共场所卫生许可证后，负责将相应档案资料（许可、变更、延续）整理归档、编制归档文件目录。每月按要求编制一次档案资料移交清册，每月1-10日将所形成的档案移交给档案室，并认真履行移交手续。??????? 1.2由相关业务科室形成的，需归档的行政相对人的档案资料（如:采样单、检验结果及评价报告书等），应在资料生成之日起一个月内移交至档案室。 1.3卫生监督所负责区域内公共场所卫生行政相对人档案的建档、管理和提供利用。??????? （1）档案员根据证照科移交的许可卷档案，在15日内建立行政相对人档案。各行政相对人按要求分类、排序后编制档号，填写盒封面、盒脊及备考表，编制“行政相对人登记档案目录”。并将建立的行政相对人档案移交给相应责任监督员，同时编制“所内部行政相对人档案移交清册”，双方核对无误后在“移交清册”上签字。做好档案建立后新生成资料的收集、整理、归档工作，并于收到之日起10日内移交至责任监督员。 （2）责任监督员负责管辖的行政相对人档案的资料收集、整理、归档和管理工作，同时做好档案的利用工作，填写“行政相对人档案借阅利用登记册”，如一次性利用多个责任监督员管理的档案，由所档案员统一填写。??????? （3）注销卷材料归档完毕后，责任监督员在盒封面填上“注销日期”，可按月或按季度（最迟应在次年1月底前），将注销的行政相对人档案移交给所档案员，同时编制“内部注销行政相对人档案移交清册”，双方核对后签字确认。档案员将注销的“行政相对人登记档案目录”剪切至“当年注销行政相对人档案移交清册”，并填写“注销日期”。 （4）档案员负责对所内行政相对人档案的统管和指导工作。应在每年行政相对人档案归档工作结束后（次年2月初之前）对所内档案的数量、归档质量、利用效果进行一次核对和自查，督促责任监督员按时、保质完成相应工作。 （5）所档案员于每年2月底前，将上年度“行政相对人档案借阅利用登记册”及数据截至上年度12月31日的“行政相对人登记档案目录”上交档案室（包括至该日期止已发证但未注销的所有行政相对人档案目录），该目录应能与分所存放的档案相对应。同时将上年度1月1日至12月31日注销的档案和“当年注销行政相对人档案移交清册”移交档案室，双方核对无误后在“移交清册”上签字。移交完毕后，将“移交清册”中的目录剪切至“已注销行政相对人登记档案目录”。 1.4 其它监督类别的行政相对人档案由监管科相应责任监督员负责档案资料的收集、整理、建档、管理、提供利用、移交等工作。 ??????? 1.5档案室负责全所行政相对人档案建档和管理的指导工作及注销档案的管理工作。??????? （1）每年3月底前，完成全所上年度各类别“行政相对人登记档案目录”的整合、更新工作。??????? （2）对同一注销年度的档案按“档号”先后顺序编制一个流水序号，按序排列存放。??????? （3）注销档案保存5年后，经鉴定对已失去保存价值的档案，编制消毁清册，按规定程序销毁。 2 如何才能做好卫生监督行政相对人档案管理工作??????? 2.1加强档案管理制度建设是强化规范管理的手段??????? 卫生监督所在开展档案管理制度建设工作中，应本着既规范档案管理又减少工作量的原则，制定和完善卫生监督行政相对人档案管理的各项制度，如《档案整理规则》、《卫生监督档案资料建档和管理流程》、《卫生监督档案管理考核办法》等。而且各类目录、表单由档案室统一设计，力求科学、规范，如:为每一个档号编制类别建立一个Exeel工作簿，其中设三个表： （1）行政相对人登记档案目录；??????? （2）当年注销行政相对人档案移交清册；??????? （3）已注销行政相对人登记档案目录。?????? ? 总之，通过科学的制度来规范档案管理工作，使档案管理在归档、利用、考核等各个环节做到有据可依。 2.2发挥网络组织作用是统一与分散管理并进的保障??????? 在行政相对人档案管理工作中，发挥网络组织作用，是统一与分散管理并进的保障。卫生监督档案管理既要充分发挥监督和指导作用，开展调研、参与决策、制定各项制度、设计专业文书、组织业务知识培训，又要负责好全所档案的统管协调工作。在档案室和责任监督员中起着重要的桥梁作用，只有这样，卫生监督所形成了完善的档案管理网络系统，才能有效地实行统一与逐级分散相结合