测绘项目档案管理实践与探索.pdfVIP

138 第五届长三角科技论坛(测绘分论坛) 测绘项目档案管理实践与探索 黄鑫雄，阎 肃 (绍兴市规划局，浙江杭州312000) 摘要针对测绘档案管理现状与问题，提出测绘项目档案管理需要法律和规范基础，结合档案管理实践和地形图 测绘技术文件管理规定，探索性地阐述了建立测绘项目档案、加强档案管理的方法。 关键词探索测绘项目 档案管理 溟4绘项目管理，或连测绘项目管理的概念都还没 1引言 有，这就很难保证项目各方主体的测绘项目档案的 不少测绘单位并没有将地形图以完整的测绘 全面性和完整性。 项目档案形式归档，档案室能看到的仅仅是测绘成 (2)无项目管理档案。由于不实行测绘项目管 果——地形图。地形图是一种重要的科学技术成 理，也就不保存项目的计划审批、立项、招投标、项 果档案，测绘项目档案作为地形图的追溯源而同样 目合同、项目质量管理等文件。建设单位档案最多 重要。因此重视和探索测绘项目档案管理，是一项 看到的只有测绘单位提交的测绘测绘成果。 不能忽视的工作。 2．3制度与规范 (1)无测绘档案管理规定。没有测绘档案管理 2现状 规定(或技术规范)是测绘档案管理的不足之一。 2．1 测绘单位测绘项目档案管理现状 《浙江省测绘单位测绘成果及资料档案管理和质量 (1)过程记录不收档。不少测绘单位的测绘档 保证体系考核办法》中虽然也有与测绘档案管理有 案仅有测绘合同、测绘成果报告、地形图等。有的 关的内容，但由于只是考核标准，不能满足测绘档 单位几乎从不将测绘过程中的仪器现场校准记录、 案管理需要。 观测手簿、计算记录、质量检查记录等原始记录归 (2)无测绘技术文件管理规定。测绘技术文件 档。规模小的测绘项目中更是如此。 管理规定(或规范)是档案材料统一性的重要基础。 (2)观测手簿不保存。据说以前测绘界有一个 在无标准的情况下，各测绘单位的技术文件格式不 不成文的规矩；为保证测绘成果秘密，观测手簿须 规范、内容不统一便经常出现。 交建设单位，测绘单位不保存观测手簿。笔者认为 (3)无测绘项目管理规定。测绘项目管理规定 这不符合测绘单位测绘质量管理体系和测绘成果 应该是测绘档案相关的重要制度之一，但目前国家 档案管理体系要求。 或行业并未制定测绘项目管理相关规定。于是测 (3)先进仪器原始记录收集难。有的单位认绘项目管理无章可循，也间接影响测绘档案管理。 为：现在的测鼍过程都是在测量仪器内一体化自动 3测绘项目档案与管理 完成，已无需测绘过程原始记录。另一方面，现在 有不少测绘仪器自动记录，但记录要素不全，如无 3．1测绘项目档案定义 “文件名或中文文件名、记录或操作人和校对人签 测绘项目档案就是建设单位、测绘单位、监理 字栏”等，不符合测绘质量管理和档案管理中记录 和质监单位等项目各方主体在项目实施过程中形 文件的基本格式要求，这也让原始记录完整收集增 成的必须归档的所有纸质和电子文件。档案由项 加了一定的难度。 目各方主体编制、归档和移交。 (4)