四平市直机关文书类.docVIP

四平市直机关文书类 电子文件归档整理要求 一、电子文件的归档范围和保管期限，按照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的元数据及背景信息。　 二、逻辑归档随时进行，物理归档在第二年6月底前完成。 三、电子文件以件为单位整理归档。一份电子文件为一件，参照纸质档案的分类规定，在同一档案属性、同一全宗内分类。 （一）文书电子档案在同一全宗内按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类。其档号为“全宗号－Ｗ－年度－保管期限－件号”。档号中的全宗号为4位代码，“Ｗ”表示文书档案，年度用4位数字，档号中的保管期限“永久、定期（30年）”分别用“ＹＪ”、“ＤＱ”表示，件号用3位阿拉伯数字表示。例：四平市档案局２０１５年文书类电子档案，保管期限为永久的第１件电子档案号：“００１３－Ｗ２０１５ＹＪ－００１”。 ?（二）其他属性电子档案档号以此类推，具体方式另行规定。 ?四、 按照同一年度归档电子文件相对集中原则组织存盘。同一全宗同一属性电子档案存入一盘或多盘光盘中。 （一）光盘存储结构（见附表１）：在光盘根目录下的文件夹（光盘标识）下设“说明文件、目录文件、其他文件夹、永久文件夹、定期文件夹”等５个子目录，分别用于存储该光盘信息的说明文、《归档电子文件机读目录》、归档永久文件、归档定期文件及载体元数据等相关说明信息册。具体如下： １、说明文件命名为“说明文件.TXT”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。 ２、目录文件命名为“电子文件目录.XML”，存放相关电子文件的目录信息，电子文件目录与每件归档电子文件相对应，根据电子文件具体归档方式进行文件级描述，每个条目中包括载体内电子文件的电子档号、全宗号、门类代码、年度、保管期限、件号、责任者、题名、日期、密级、备注等内容。 （详见附表２） ３、归档电子文件夹命名为“ＸＸ年度－保管期限”，按保管期限－类别—文件的层次设置文件夹。根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、文件等层级进行取舍。 ４、其他文件夹命名为“其他”，存放各种其他存入载体的文件，主要包括：所采用的分类编号规则、《归档电子文件元数据》(附表3)、《归档电子文件登记表》（附件4、5）及《电子文件移交与接收登记表》（附件6）等相关信息，这些文件应采用TXT、XML格式进行保存。 ?（二）刻录数据。归档内容采用全盘一次性刻录方式进行数据刻录。DVD—R光盘应采用8—12倍速一次刻录。归档光盘数据刻录完成，不能再对光盘数据进行增减。具体数字化要求见（附表10）。刻录光盘一式三套，套别号分别用大写字母A、B、C表示。A：封存；B：利用；C：异地保存。 （三）标识光盘。按照下列要求标识光盘盘面及光盘盒封面、封底。（见附件7、8、9） ? 1、光盘盘面填写光盘内档案的核心信息，包括：全宗号、套别号、载体顺序号、年度。 ?应该打印标签内容，或者用软性“光盘标签笔”将标签内容写在光盘盘面上。禁止给光盘上粘贴标签。 ? 2、光盘盒封面填写光盘的载体信息，包括：全宗名称、套别、保管期限及件数、数据量、类别、载体编号、存入日期。 ? 3、盘脊填写立档单位的全宗号、年度及载体顺序号。 （四）将光盘装入光盘盒中，一盘一盒装。 （五）打印《归档电子文件登记表》（首页及其续页），与该光盘一起归档保存。打印目录字体统一规定为４号仿宋。 （六）原电子文件存储载体在完成电子文件归档后，至少保留　1年时间。 ? 附表１ 光盘内存储结构示意图 　附表２ 归档电子文件机读目录 电子档号 全宗号 门类代码 归档年度 保管期限 件号 责任者 文号 文件题名 日期 页数 密级 附注 注：此表应用excel制作转换成ＸＭＬ文件格式。 附表3 归档电子文件元数据 标识信息 来源信息* 全宗号 全宗名称 位　　置* 存储位置 脱机载体位置 脱机载体编号 当前位置 脱机载体位置 脱机载体编号 时　　间* 形成时间 起止时间 归档时间 背景信息 机　　构* 机构属性 机构代码 机构名称 法定代表人 操　作　者* 个人名称 职位名称 联系方式 内容信息 语言 语种 覆盖范围 时间范围