02记录控制程序20090324第一次讨论.docVIP

长城钻探工程有限公司质量管理体系文件 记录控制程序 文件编号： CNPC-GWDC/PD02-2009 版本/修改状态： A/0 受控状态： 受控 非受控 发放编号： 编制： 年 月 日 审核： 年 月 日 批准： 年 月 日 2009-05-01发布 2009-06-01实施 长城钻探工程有限公司 发布1 目的 为证实公司质量管理体系符合规定要求和有效运行，特制定本程序。 2 范围 本程序规定了长城钻探工程有限公司质量管理体系运行过程的记录控制职责、范围、填写、标识、管理、保留、处置等要求。 本程序适用于长城钻探工程有限公司质量管理体系有效运行的有关记录控制。 3 职责 3.1 质量安全环保处是记录控制的主管部门，负责公司记录表样汇集、编码及填写监督管理。 3.2 各部门负责本部门所涉及的记录表样的设计，并收集、整理、保管本部门形成的记录。 3.3 所属单位制定本单位记录控制程序，按本单位程序进行控制和管理。 4 工作程序 4.1 记录控制范围 a）与质量管理体系运行有关的记录，如人员的教育、培训、技能和经历的记录，内部审核过程中形成的记录等； b）工程技术服务、能源开发过程中形成的记录，如工程班报表、检查记录、各种报表、器具台帐等； c）与供方/分包方有关的记录，如供方/分包方提供的检验报告等。 4.2 记录表样的设计 4.2.1 质量管理体系运行的记录由文件编制部门在文件编制的同时设计相关的记录表样。 4.2.2 所属单位根据所属专业特点进行设计或采用相关法律、法规、标准及顾客要求的表样。 4.2.3 记录表样编码按《文件和记录编码管理办法》有关规定执行。 4.2.4 记录表样编排应考虑记录项目和内容的合理性、充分性和可操作性。 4.2.5 各部门设计的记录表样报至质量安全环保处备案，质量安全环保处汇总形成公司《记录格式样本》和《记录清单》。 4.2.6 各部门依据《记录格式样本》结合本部门的记录使用范围，建立本部门《记录清单》。 4.2.7 各部门更改或新增的记录表样，纳入本部门《记录清单》，并及时报质量安全环保处汇入《记录格式样本》备案。 4.3 记录填写与流转 4.3.1 记录填写应字迹端正、清晰，不得任意涂改，需归档保存的记录用兰黑或碳素笔填写。当有勘误时，应标明勘误标识（如签字或盖章及时间）。 4.3.2 记录填写应不漏项。如因某种原因不能填写的项目，应在对应的空白栏中，用“/”或“无”或“以下空白处无内容”字样注明，或者说明不能填写的原因。 4.3.3 记录中的有关人员签名（字）应手签，当公司有网络审批、电子签名时执行公司OA办公自动化流程。 4.3.4 记录填写呈电子媒体形式的应备份留存并妥善保管。 4.3.5 记录填写部门应根据具体情况确定本部门的记录顺序编号方式、方法，避免各类记录顺序编号的交叉、混淆，确保记录查阅时快速、方便。 4.3.6 记录填写、流转应及时，并保持其完整和清晰。 4.4 记录保存期限 4.4.1 记录保存期限在公司的《记录清单》中予以规定。 4.4.2 所属单位负责按本单位文件的要求规定记录保存期限。 4.5 记录保管 4.5.1 记录的产生部门设专人（或兼职）负责对本单位填写完成后的记录进行整理、分类、编号以便识别和检索。 4.5.2 需归档的记录由记录产生部门移交总经理办公室，按《公司档案管理办法》办理归档。 4.5.3 不需归档的记录由记录产生部门，采取适宜有效的措施，在适当的场所和清洁、干爽、防潮、防霉的环境下妥善保管，防止记录的损坏、变质和丢失，必要时应做好保密工作。 4.6 记录处置 4.6.1 超过保存期限的记录，由保存部门进行清理，对超过保存期或其他特殊情况需要销毁的办理手续予以销毁，对仍需保留的记录继续保留。 4.6.2 对归档过期需要销毁的记录，由总经理办公室按《公司档案管理办法》处置。 5 相关文件 5.1 《文件控制程序》 （CNPC-GWDC/PD01-2009） 5.2 《记录格式样本》 （CNPC-GWDC/R-2009） 5.3 《文件和记录编码管理办法》 5.4 《公司档案管理办法》 6 相关记录 6.1 《记录清单》 （CNPC-GWDC/R02-01） 附录：记录控制流程图 职能 流程 记录 文件控制程序 CNPC-GWDC PM01-2009 记录控制程序 CNPC-GWDC/PD02-2009 4 - 5 - 记录编制 记录确认 记录保管 记录填写与流转 移交归档 记录整理 否 是 销毁 各部门 所属单位 各部门 所属单位 各部门 所属单位 各部门 各部门 所属单位 各部