文件管理..ppt

欢迎参加上岗人员培训班文件管理、文书档案整理及软件应用讲课大纲第一讲文件管理一、文件的类型、格式、作用（略）二、文件处理工作的原则、要求（略）三、文件处理（收文、发文、内部文件）第二讲档案和档案工作一、档案的定义、价值、作用、分类二、档案的定义、原则三、档案材料的收集（含电子）、鉴定、保管、统计四、档案工作职责和制度建立第三讲《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(P191-197)（国家档案局2006年第8号令2006年12月18日颁布）讲课大纲（续）第四讲文书档案的整理与档案软件的使用一、依据《江阴市归档文件整理规则实施办法》，结合图例二、整理原则和要求三、整理方法四、件的确定、分类、整理、排列、编号、编目、装盒、排架等第五讲实物档案的收集与归档第六讲档案软件使用第一讲文件管理一、文件的类型、格式、作用（略）二、文件处理工作的原则、要求（略）三、文件处理（收文、发文、内部文件）1、文件登记收文：先登记（软件）、后传阅、收存发文：编制文号、登记（软件）、收存（含发文稿纸）内部文件：据工作需要及时或定期收集、（登记或移交清单→移交接收登）说明：1、内部文件收集范围：职能活动中产生的（非红头性）计划、总结、报表、汇总性性材料等2、相应的电子文件材料：电子文档、数码照片、数码摄像第二讲档案和档案工作（目的、主要环节、如何做好—拓展）一、档案(略)1、档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的价值：历史文化价值、现实使用价值。档案的作用：凭证、参考作用等。档案的分类（1）载体形式：纸质档案和非纸质档案。（2）档案的分类：文书档案，科技档案(科研、产品、基建工程、设备等)，会计档案，声像档案，实物档案、电子档案，专业档案等。二、档案工作(略)（一）档案工作的定义1、广义：档案事业各组成部份的工作。包括档案行政管理工作、档案馆（室）工作、档案教育工作、档案宣传工作、档案学术研究工作、档案出版工作、档案学会工作、档案外事工作等。2、狭义：用科学的原则和方法管理档案，为各项工作服务，具体包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、编研、利用。二、档案工作的原则集中统一管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。（要严格遵守国家有关保密制度、规定等）三、档案材料的收集即：按照党和国家的规定，通过一定的接收制度和征集办法，把分散在机关、个人手中或散失在其它地方的档案，分别集中到各有关档案馆室的一项工作。1、各单位收集要求。（根据部门职能及细化到各科室的归档范围表）(_移交接收登记)（1）收集文件材料要齐全完整。（2）加强调查、统筹安排。（3）推行入室档案的标准化、规范化。2、收集的重点*（1）在职人员在工作中形成的文件材料为主，包括发文、内部文件等。（尤其是：职能部门的统计报表、汇总材料；重大活动、会议的领导讲话、照片、摄像材料；各类电子文件材料）（2）国家颁发的需遵照执行的标准规范性文件。3、文件材料的归档与不归档。（1）机关文书部门或业务部门将处理完毕的文件经系统化整理后定期移交给机关档案室集中保存，就是归档。凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种文件材料包括收文、发文、内部文件以及图纸、声像、实物、电子文件等均需归档。（2）归档要求：一是应归档的文件必须收集齐全、完整。二是归档必须履行清点、核对、签字手续（称交材料清单）。三是归档材料必须是原件。四是归档文件必须符合档案保管的要求。四、档案材料的鉴定1、档案鉴定工作：指档案馆（室）及档案人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限,处理剔除不需再保存档案的一项业务工作。（即：对于过期且不需再保存的档案，进行登记、销毁或据需要转为资料；对于仍具有长期保存价值的档案按要求重新整理、组卷、编目）。2、文书档案保管期限的确定。（1、）传统档案保管期限的分为：永久、长期、短期。（2、）2007年开始执行新的档案保管期限的分为：永久、定期（30年、10年）（新建档案单位可完全按此期限）（说明：其他门类档案保管期限从未规范整理的,可完全按《企业档案工作规范》执行）五、档案的保管。1、档案保管的任务：防治档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全。2、档案保管的物质条件和要求：（1）档案库房。要求专用，达到防光、防尘、防高温、防潮等“七防”要求。（2）档案装具。档案箱柜、密集架。必须是金属的。（3）档案包装材料。卷盒等，必须使用“无酸”的。六、档案的统计（了解）档案统计工作是档案管理工作工作的一个重要环节，档案统计工作的内容主要包括建立档案统计工作制度、对档案进行登记、建立档案（各类