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专题四 采购流程管理 学习情景一 采购流程分析 一、采购作业流程概述 采购作业流程就是详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购管理中最重要的部门之一，是采购活动具体执行的标准。 采购作业流程通常是指由制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等物料的全过程。 一个完善的采购作业流程应满足所需物料在价格与质量、数量、区域之间的综合平衡。 学习情景一 采购流程分析 二、采购作业流程的内容和步骤 （一）采购作业流程的内容 作业流程的第一部分往往是介绍性的，是关于具体内容的索引或表格；第二部分一般总结与该作业流程相关的公司或部门策略；第三部分指出作业流程中的各职位、部门或者领域；最后一部分常常描述执行作业流程的实际过程。 学习情景一 采购流程分析 二、采购作业流程的内容和步骤 （二）采购作业流程的步骤 1、确定需求 在采购之前先确定买什么、买多少、何时买、由谁决定等 2、需求说明 确认需求后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均需加以明确的说明。 学习情景一 采购流程分析 二、采购作业流程的内容和步骤 （二）采购作业流程的步骤 3、选择可能的供应来源 在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有： 价格 质量 服务 位置 供应商的库存策略 柔性 学习情景一 采购流程分析 二、采购作业流程的内容和步骤 （二）采购作业流程的步骤 4、适宜价格的决定 决定可能的供应商并进行价格谈判。 5、订单安排 价格谈妥后，应办理订货签约手续 6、订单追踪与稽核 签约订货后，督促厂商按约交货，并予以严格的验收入库。 学习情景一 采购流程分析 二、采购作业流程的内容和步骤 （二）采购作业流程的步骤 7、核对发票 厂商交货验收合格，随即开具发票。 8、不符与退货处理 凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。 学习情景一 采购流程分析 二、采购作业流程的内容和步骤 （二）采购作业流程的步骤 9、结案与验收 合格付款，或验收不合格退货，均需办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高级管理者或权责部门核阅批示 10、记录与档案 维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记编号分类，予以保管。 学习情景一 采购流程分析 三、采购作业流程的注意事项 采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配 先后顺序与实效控制 关键点设置 权责或任务的划分 配合作业方式的改善 采购流程应反映集体决策的思想 避免作业过程中发生摩擦、重复预混乱 价值与程序相适应 处理程序应适合现实环境 学习情境二 采购订单管理 一、采购订单和采购订单管理 （一）采购订单 采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累计企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。 采购订单表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认，标明了供应商、要订购的物料或服务、数量、价格、供货日期和供货条款、支付条款。 学习情境二 采购订单管理 一、采购订单和采购订单管理 （二）采购订单管理 采购订单管理以采购单为源头，对从供应商处确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的追踪，实现全过程管理。 学习情境二 采购订单管理 一、采购订单和采购订单管理 （三）采购订单管理的内容 1、采购订单的制定过程 2、采购订单的管理 3、采购订单的跟踪 学习情境二 采购订单管理 二、采购订单的类型 采购订单依照业务类型可以分为以下几类： 1、普通采购 2、外发加工采购 3、服务采购 4、寄售采购 5、试产采购 6、现货采购 学习情境二 采购订单管理 三、制定采购定的主要环节 （一）制定采购订单计划 采购订单计划的制定主要包括以下四个环节： 1、准备订单计划 预测市场需求 确定生产需求 准备订单环境资料 制定订单计划说明书 学习情境二 采购订单管理 三、制定采购定的主要环节 （一）制定采购订单计划 2、评估订单需求 是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确的评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。主要包括三个方面的内容： 分析市场需求 分析生产需求 确定订单需求 学习情境二 采购订单管理 三、制定采购定的主要环节 （一）制定采购订单计划 3、计算订单容量 分析供应资料 计算总体订单容量 计算承接订单容量 确定剩余订单容量 学习情境二 采购订单管理 三、制定采购定的主要环节 （一）制定采购订单计划 4、制定订单计划 主要包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量和认证计划。 一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面。 下单数量=生产需要量—计划入库量—现有库存量+安全库存量 下单时间=需求