如何把农行提供的提前还贷TXT文件转化为EXCEL.doc

如何把农行提供的提前还贷TXT文件转化为EXCEL 自高校与广东省国家开发银行办理学生国家助学贷款以来，每月各高校都会收到各自中国农业银行代理行发来的提前还贷学生的合同编号、学生姓名、归还本金和利息等电子版数据。该电子版文件有时是EXCEL文件（*.xls），有时是TXT文件（*.txt），有时是没有后缀名的未知文件，但都有一个共同点，文件里的数据都没有按照我们常用的EXCEL格式按列分好，给高校对数据的使用带来很大的不便，本文档将告诉大家如何把这些文件转化为我们常用的按列分好的EXCEL文件。 第一步：把要转化的文件保存为TXT文件； 方法一：用Microsoft Excel程序打开农行提供的EXCEL文件或未知文件，此时一般看到农行提供的数据全部在A列，点击任意单元格，按快捷键Ctrl+A（即全选），然后复制，把数据粘贴到新的TXT文件中，为该文件命名并保存，例如A.txt。双击该文件并窗口最大化，可以看到一个很整齐漂亮的表格。 方法二：用Microsoft Excel程序打开农行提供的EXCEL文件或未知文件，点击“文件”—“另存为”（快捷键为F12），将弹出对话框，保存类型自动设置为“文本文件（制表符分隔）（*.txt）”，为文件命名并保存。双击该文件并窗口最大化，出来的表格并没有方法一的整齐。 PS：由于方法一保存出来的表格更加整齐，因此推荐使用方法一。 第二步：把数据从TXT转换到新建的EXCEL文件中； 1、新建一个Excel文档，2003版本点击菜单栏“数据”—“导入外部数据”—“导入数据”；2007版本即点击“数据”选项卡，在“获取外部数据”栏中选择“自文本”；在弹出的对话框中选择第一步保存的TXT文件，例如A.txt。 2003版本的Excel 2007版本的Excel 2、选择文件后将出现文本导入向导的步骤1，如下图。在“请选择最合适的文件类型：”处选择“固定宽度”（默认是“分隔符号”），“导入起始行”根据实际情况选定，我们的字段行如“合同编号”等在第六行，因此我选择6，其它选项不用管，点击“下一步”。 3、进入关键的步骤2，给每个字段设置宽度，如下图。在“数据预览”处出现一个类似标尺的地方，只需按照每个字段的长度点击一下即可出现一个小箭头，将每个字段分隔，如果点击有偏差可按住小箭头进行调整。调整后即可点击下一步。注意：（1）合同编号处应对准第一个数字以得到准确的数据；（2）最后的字段“贷款发放日”右边也要加上一个小箭头。 4、进入“文本导入向导”的步骤3，如下图。点击“合同编号”的那一列，在左上方“列数据格式”选择“文本”（因为合同编号较长，Excel会默认为科学计数，因此选择文本格式），点击“完成”。 5、导入数据的最后一步，如下图。选择“数据的放置位置”，一般按照默认的设置点击“确定”即可。到此，数据已经按列导入到我们的新Excel文件中了。 第三步：对EXCEL文件中的数据进行整理。 经过以上的第一、二步，我们已经得到了我们想要的按照字段分列的数据了。但是数据还不够直观，固需要第三步进行整理。 1、先把空格、“│”等多余数据去掉。按住快捷键“Ctrl+H”弹出“替换”的对话框，在“查找内容”中录入一个空格，“替换为”则不录入任何内容，然后点击“全部替换”，即可把全部空格去掉。同理，去掉“│”则是在在“查找内容”中录入“│”，即可把全部的“│”去掉。同时，最后一列（“贷款发放日”右边一列）进行删除，因为只是没有用的符号而已。 2、为保证学生的贷款信息按照原来的顺序，先把第一列的编上号码，从1开始，“1、2、3、4……”直到最后一行。 3、对第一行数据进行“自动筛选”，然后对合同编号进行“升序”排列（如下图），即可以把多余的空行和横线排列在前面，接着将这些多余的行数删除，最后，按照第一列的数字进行升序排列，我们需要的EXCEL数据就很直观的出现了。