论文档一体化应用平台建设必要性.pdfVIP

IT、网络、信息技术、电子、仪器仪表创新学术会议 第二十二届中国(天津)’2008 论文档一体化应用平台建设的必要性 徐昕王津芝 (天津市天深科技发展有限公司 邮编300073电 摘要：本文论述了文档一体化应用平台建设的背景和必要性。国内文档一体化发展的技术现状、市场 的需求情况以及文档一体化建设的主要内容，同时对文档一体化建设的经济和社会效益进行了分析。 关键词：文档一体化档案Ⅺv几 l、文档一体化应用平台建设的背景和必要性 随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，社会经济的信息化进程逐渐加快，以网络经 济为主要特征的新经济形态正在发展和壮大。在这个飞速发展的大环境下，作为一个信息工作者，每天将 面对来自四面八方的大量文档，并对这些文档进行撰写，存储，审批，会签和检索。因此，迫切需要建立 一个有效的信息沟通网络、一个统一的数据信息处理中心、一个全局的安全控制中心和一个灵活的事务协 同机制，进而提高信息工作者的工作效率和水平。 目前而言，XML已经成为业界的信息传输标准，它做NT将有用信息同呈现格式的分离和数据格式的 自定义，因此选择X儿作为信息交互格式是明智之举。一旦确定了使用XML作为信息传输的标准，还需要 选择完全支持X儿的文档编辑器并获得包含文档有效信息的x札数据流，将这些信息加密后传到企业的信 息网关。 基于目前的现状和今后对电子公文文档一体化管理的需要，制定我市文档一体化的标准文档格式、业 务流程标准和应用系统，以保证在办公自动化中形成的应归档的电子公文的规范性、完整性、可利用性， 确保电子档案的安全性与法律效力，从而使电子档案在为社会经济服务方面发挥出应有的作用。 文档一体化的现状 目前，一些公司已出台了若干文档一体化系统。一般都由公文管理、自动组卷、档案管理、系统维护、 用户管理等功能模块组成，可实现跨部门之间的信息整合、共享、快捷查询，把已有的档案信息资源，让 不同系统的公文互联互通，将文件安全、完整、可靠的归档，实现资源共享。 档案信息化建设在多媒体全文数据库建设、档案信息网站建设，档案目录中心等方面已经取得了明显 的进展。但也存在着严重不足，例如各部门的档案管理软件不统一、各自为政，低水平重复，浪费现有人 力与财力，使档案信息难以共享，影响电子文件的归档和向档案馆的移交。 3、文档一体化应用平台的主要建设内容 “文档一体化业务流程标准与应用平台”项目主要是针对电子公文文档一体化业务流程，建立文档一 体化业务流程标准体系，并建立相应的运行平台解决各立档单位与档案管理系统在同一标准体系的指导 116 IT、网络、信息技术、电子．仪器仪表创新学术会议 第二十二届中国(天津)’2008 下，解决不同系统和软硬件平台所形成的信息共享和数据交换问题，实现电子公文和电子档案的无缝链接， 在各立档单位与档案主管部门之间提供一个网络接口，来实现档案目录信息、文件原文和元数据的传输， 达到信息资源的互连互通。 3．1、档案信息化标准规范建设 “文档一体化业务流程标准与应用平台”标准项目研究的基本思路，依据文件生命周期理论，针对电 子公文文档一体化业务流程，建立电子公文文档一体业务流程的标准体系，形成的标准规范有： (1)归档电子公文保管元数据规范：本标准提供电子公文保管元数据的内容，包括元数据的标识、 定义、性质、约束条件、数据类型、数据来源、值域等有关特征，是保证电子公文和数字档案的法律效力、 对电子公文和数字档案进行维护和检索利用的重要依据。 (2)电子公文文档交换标准规范。采用XML国际标准，建立电子公文档案的数据交换标准、目录与 全文格式交换标准。 (3)文书档案目录数据库结构与数据交换格式：文书档案目录数据库结构与数据交换格式、内容及 要求。档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。 3．2、建设标准的业务流程控制 文档流程包括X札的数据格式转换和驱动XML数据触发的业务流程。这是本系统的主干部分，它将成 为连接机关内部各部门间文档交互的纽带。本模块的主