毕业生数据库整理上报说明暨相关软件的使用.doc

毕业生数据库整理上报说明暨相关软件的使用 一、毕业生信息的导出 毕业生信息一律从平台中导出，导出步骤： 1、登录平台后，点击“学生管理”→“列表查询”。 2、选择专业，年级及层次后，点击“查询”。 3、点击“[excel报表]”后，选择所需“学生信息”后，点击“查看”，导出excel。 4、将导出的名单与教育部提供的统考成绩合格者名单进行核对，把考试不合格的学生删除。 5、将excel转换为dbf数据库。 二、毕业生数据库的完善及上报 （一）成人高校教委学籍学历系统的使用 1、系统的安装 选择disk1文件夹下的setup.exe。建议安装在c盘根目录下。 2、设置学校。点击“增加”，代码为10422，内容为“山东大学”。 3、在主菜单中选择〖学历证书管理（B）〗, 然后在子菜单中选择【毕业生名单】学历证书管理，转入数据，完善信息（见“必须填写的字段”）。进行数据合法性校验，对错误进行修改，直至无错误。 4、在C:\ hescrjw\data\10422\新建名为“jpg”的文件夹，将以身份证号为主文件名的毕业生照片文件拷贝到该文件夹内。 5、在主菜单中选择〖学历证书管理（B）〗，然后在子菜单中选择审查学校毕业生照片上报情况，选择用身份证号审查，对错误进行修改，直至无错误。 （二）必须填写的字段： 1、学校所在地（xxszd）:填写“（80）教工农字041号”； 2、培养层次属性（pyccsx）:按F1键后，根据“代码帮助”内容填写； 3、学号（xh）：一定要保证其唯一性； 4、准考证号（ksh）：根据录取表如实填写； 5、学校代码（xxdm）；填写“10422”； 6、学校名称（xxmc）：填写“山东大学”； 7、姓名（xm）：使用“中文(简体)—全拼”输入法，几乎所有生僻汉字都可找到，若仍查找不到，可使用小写字母拼音；名字中间不允许有空格； 8、备注(bz)：填写考生在录取表中册页行位置，以7位阿拉伯数字表示，其中1至2位表示录取表的册码，3至5位表示录取表的页码，6至7位表示录取表的行码。如“0206608”表示该毕业生位于录取表的第2册第66页第8行； 9、性别（xb）； 10、专业(zyh)； 11、学制（xz）：填写小写阿拉伯数字； 12、学籍状态（xjzt）：有； 13、当前所在级：例如2004年入学，应填“2004”； 14、专业类别（zylb）； 15、办学类型（bxlx）：填写“网络教育”，但需增加“代码帮助”内容：按F1键后，点击增加，代码为7，内容为“网络教育”； 16、学习形式（xxxs）：填写“业余”； 17、培养层次（pycc）：按F1键后，根据“代码帮助”内容填写； 18、入学日期(rxrq)：例如2004年入学，应填“2004”； 19、身份证号（xfzh）：15位或18位，无身证号编写方法：学校代码（5位）+7+出生年（2位）+出生月（2位）+出生日（2位）+序号（3位，自编，但要注意：性别为男的末位数为单数，性别为女的的末位数为双数。） 20、出生日期（csrq）：一定要与身份证号匹配； 21、报毕业日期（byrq）：以2007年1月毕业为例，填写； 22、毕结业结论（bjyjl）填写“毕业”； 23、电子注册号（zsbh）：点击“电子注册编号”，根据提示选择，由系统生成。 24、校长姓名（xzxm）：填写“展涛”。 （三）电子注册信息校验程序的使用 1、打开校验程序，修改右下角毕业年份、毕业月份、毕业日期，使之与毕业生数据库中的毕业日期相一致。 2、点击“打开数据库”，将C:\hescrjw\data\10422\ XLBYMD10422****导入校验程序，点击“校验”。 3、对所提示错误，回到“成人高校教委学籍学历系统”中进行修改（“电子注册号第六位错误”的提示可忽略）。 （四）数据上报要求 上报的文件清单： 1、文件：C:\hescrjw\data\10422\ XLBYMD10422**** 2、存有照片的文件夹：C:\hescrjw\data\10422\jpg