海南大学协同办公系统试运行实施方案【荐】.docVIP

海南大学协同办公系统试运行实施方案 海南大学协同办公系统（以下简称“OA系统”）是一个基于校园网、覆盖学校各二级单位（学院）的综合办公平台。该系统是学校信息化建设的重要组成部分，是学校推行无纸化办公、提高工作效率、提升工作水平的重要平台。为保障OA系统在全校范围试运行工作的顺利开展，特制订本方案。 一、登录及使用指南须知 1、OA系统网址：，已在校园网主页右下方设置链接，可直接登陆。 2、登录系统前先点击登录界面右下方，安装2个辅助程序： IE7.0/IE8.0/IE9.0/ XP/ Vista/Win7 控件和高级OFFICE套件。 操作如下图：点击 —— ——下载安装 和 即可。 3、系统凭用户名登录，用户名为教职工的工号，已经修改过密码的用户，继续使用修改后的密码进行系统的登录。密码遗失不能进入系统的，可向申请修改密码。4、系统使用指南与操作教程可在OA系统登录界面下方的“协同办公课程”进行下载。 如图 二、部门职责 1、校长办公室是OA系统推广的主管部门，负责OA系统试运行的组织、协调、管理和督办，确保OA系统试运行工作有序进行。 2、网络与教育技术中心是OA系统的技术支持和项目实施协作部门，负责保障校园网络的畅通和安全，以及系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务，保障OA系统正常运转。 3、各学院、各单位确定1名分管OA系统工作的领导，并指定公文收发员、部门管理员、公章管理员、公文督办员和文印员各1名（以上人员可重复，一般建议“部门管理员”、“公文收发员”和“公文督办员”为同一人，“公章管理员”和“文印员”为同一人，或者以上五个角色都为同一人）。单位公文收发员在系统中叫做“文书管理”，是公文处理流程的核心人员，一般由单位办公室主任或综合科科长兼任，负责本单位公文运转等日常信息的处理；部门管理员负责本单位OA系统维护和管理（包括本部门人员信息管理、流程和模板的修改设置等），并指导本单位用户正确使用系统。 4、公文收发员对办公自动化系统中产生的电子公文及其他电子材料按要求进行归档。 三、工作要求 1、各单位于11月19日前将分管OA系统的领导名单报送校长办公室（通过协同办公平台-协调工作项目报送至徐望来处）。 2、为确保各单位实时收到文件、通知，OA系统设手机短信通知功能，每位用户人初次登陆后必须在OA系统的用户设置中添加个人手机号，手机应保持畅通，随时接收OA短信提示。如手机号码发生变更，要及时更新。学校公文处理（非涉密文件），包括各类通知、公告、请示、报告、信息传阅日程管理、会议申请、部门间业务往来、资料归档、常委会及校长办公会议题的报送等有关办公事项将全部通过OA系统处理，在OA系统运行初期内（），OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转，但鼓励以OA系统办公为主。学校原则上不再受理和下发，请各位用户及时登录OA系统查阅并处理与本单位及本人相关的工作信息。各单位应充分利用OA系统开展各项日常办公工作，各单位主要负责人必须高度重视这项工作，以身作则，带头用OA系统办公，并坚持使用、持之以恒。对于系统运行初期可能出现的工作量增大或一时的不适应，要保持耐心，切忌出现急躁、抵触情绪；要严格要求本单位工作人员使用OA系统，组织好本单位教职工的内部培训，努力做到尽快适应新的办公方式，尽快缩短过渡期。和在特殊情况下，各单位可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办公，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。用户应妥善保管自己的帐户资料密码遗失或遗忘应及时2013年11月日附：? OA系统上线后办公方式转变对照表（“√”表示OA系统上线后办公方式） 序号 工作 传统方式 OA系统办公 1 党委常委会会议纪要 ?√ 2 校长办公会会议纪要 √ 3 工作会议纪要 ? √ 5 上行文 普通 ? √ 涉密和隐私[1] √ ? 6 校内发文（下行文） 普通 ? √ 涉密和隐私[2] √ ? 7 信息发布（各单位、部门发文） ? √ 8 上级批办单 √ ? 9 校内批办单 普通 √ ? 特殊[3] √ ? 10 合同类批办单 普通 √ ? 特殊[4] √ ? 11 会议室使用申请 ? √ 12 邀请校领导出席大型活动 ? √ 13 用印管理 √ ? 14 信访工作 ? √ 15 文件归档[5] √（纸质） √（电子） 16 信息参考（学工处、211办等简报） √ √ 17 18 注：[1]上行文的涉密文件是指根据上级涉密文件要求制作的文件，校级后备干部报备文件等，均按照传统方式流转、印制，主管校领导签发后