中速机厂班组会议组织流程学习资料.docVIP

会议组织流程图 相关负责人 综合管理室 参会人员  　一、公司级会议的组织工作会议分为：大、中、小大型会议一般较少，以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多，以领导班子会议为代表如何组织大型的会议呢？绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。1、前期的筹备：会前通知：有2大工作：一是通知，二是反馈先说通知，方式有：书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）注意：通知时要通知、再落实（跟踪到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。好脑子不如个烂笔头！会议的日程：中型以上会议：1、主持人2、讲话人3、发言人是谁？4、发奖人是谁？一定要书面的第一、第二、三、四……时间……某某作什么…某某做什么……如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！会场的布置会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？安排谁服务？应该注意什么？灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？二、会议中：问题往往出现在会议中！如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！服务人员：1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。下面说一下培训：一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！二、前期的工作：1、调研2、确定培训公司3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！！）讲师必须要尊重！有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们