办公室日常事务.docVIP

办公室是秘书和其他工作人员的工作室，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出；工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。办公室管理质量直接影响到整个公司工作质量，关系企业生产经营效率；办公室又是企业与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。办公室的设施、装饰、环境；办公人员的工作态度和工作作风，都有代表着企业的形象。树立良好形象，是企业生存、发展的必备条件 1、美化办公室的程序步骤 美化和布置办公室首先要做好的，是先对各部门和业务及工作内容与性质，加考查与分析，明确各部门及各员工的关系，以供决定其位置时的依据。 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 按工作人员的数额及其所需空间，设定空间大小。通常办公室的个人空间大小，因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室，大者可3~10平方米，普通者1.5~8平方米即可。 根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。 依据这些步骤所得的结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。 a.美化办公室的原则 美化和布置办公室可以参考下列原则： 使用同一大小的办公桌，既可增加美观，又促进职员相互平等。 使用同一式样档案柜、架、袋。 采用直线对称布置、避免弯曲成角度排列。 采用直线工作流程，避免倒退，交叉与不必要的文书移动。 相关部门相邻排置，便于联系。 将常有来客访问的部门，置于门口处。 将饮水机、公告板置于不易引起员工注意及不拥挤地方。 方便工作者，并使工作者的移动，减至最小限度。 主管座位位于部属之后，便于主管观察工作时发生的事情。 使全体员工座位面对一个方向，不可面对面。 光线应来自桌子左上方或斜下方。 勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上。 采用屏风挡墙，易于架设，随意重排。 装设充分，地板电源插座，使办公室与机器够用。 常用设备，置于使用者附近。 资料柜、架背对背放置。 各种器材及用品，放在合适位置，以方便使用。光线、颜色、音乐、空气、声音配合得当。 特别提醒: 随着“文明”大量涌入，如空调设备的大量使用，化学地毯、塑料家具、地板蜡、粘合剂、油漆等散发有毒气体。据美国国家室内研究所测定，现代办公室内空气中化学毒物比室外高数倍。办公室人员出现“办公室综合症”，表现为关晕、噪子难受、皮肤干燥、胸闷、昏昏欲睡、浑身无力、萎靡不振。 必须加强通风、谨用空调、并在室内放置月季、吊兰、天兰葵等能吸收有毒气体的植物，既净化空气又美化环境. 整齐清洁，有条不紊是美化办公室的总原则。 办公室美化不仅包括环境与物业美化，还包括人员行为美化。二、办公用品的选购和摆放 按照企业界CI设计品味，选择配套的，便宜的，耐用的，造型美观的办公用品，这也是秘书的工作之一。一个规范的办公室，基本应配备和拥有以下两类办公用品： 1、办公用纸 信纸。商业通信一般使用70克到90克的高级书写纸，规格以A4型为宜。大多数企业都喜欢采用带信头的公文纸与客户通信。印制信头的风格、字体、标志、颜色经过精心选择与设计，力求与企业形象相吻合。信头通常由下列部分组成：企业名称、地址、企业董事长或总经理姓名、企业性质、电话号码等。 复写纸有单面和双面涂层，可根据复写誉印需要选用，它的重量为50克左右。 航空信纸。航空信函越轻越好，可节省邮寄费用，因此，航空信纸宜选择25克到30克纸。 油印纸。如果你的企业经常有大量文字资料需复制，则宜购买油印机，则油印机用纸必须具有很强的吸引性能，才能最快速度地吸收油墨。这种纸重量为60克左右。 无碳复写纸。这是一种用特殊材料处理过纸的某一面的纸，具有复写作用，常用于商业格式的便笺。 备忘录纸：由于是企业内部使用，纸质可一般，不必用高质量的纸，但最好印上信头，规格以A4型为宜。 问候便条。是小张的64开纸规格，可做备忘录与简单附言。 2、信封 选用信封应与所用信纸质地重量相配，可分为下列几种： 　　*银行用信封。封口和封盖是在信封较长的一侧。一般用于寄信。 　　*口袋信封。封口和封盖是在信封较短一侧。一般用于邮寄文件和报告。 　　*带衬信封。体积较大，一般用于邮寄易折易碎物品和照片等。 　　*开窗信封。便于让人看清信封内内容。 　　*邮资已付信封。免贴邮票，用于大批量信件寄发。 　　3、笔记本和便笺 　　根据用途需要种类繁多，现介绍主要几种： 　　*硬皮备忘录。适用于长期保存的记录。 　　*螺旅型装订