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《辞海》中,秘书有五种含义:一指职务名称之一,是领导的助手。二是官名。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员,分一等秘书、二等秘书和三等秘书。四指宫禁里的藏书。五指谶纬、图箓等书。而我们现在所说的秘书,是指人,指秘书文员。秘书是社会主义国家工作人员的职称。其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、来信来访以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部,统称为秘书工作人员,或简称为秘书。
秘书的类别
从具体的工作分,可以分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等等。
文字秘书
指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中,文字秘书负起有起草稿公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。
机要秘书
主要职责是管理领导人的文电材料和密码,负责领导人办公室的保密工作,承办领导的机要事项,为领导提供必要的帮助和服务。
通讯秘书
主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备,如电话总机、电传、传真等。
信访秘书
职责是通过办信、接访,沟通领导机关与人民群众的联系,加速政策的贯彻落实。
事务秘书
指负责总务、后勤等工作的秘书。
外文秘书
又称翻译秘书,主要任务是从事口头或书面的翻译工作。
生活秘书
主要任务是在生活上给领导提供服务和帮助,一般在较大的机关为较高级别的领导人设置。
上面只是书面上所说的种类,在现实生活工作中,换句话说,在江门市,我们的种类就不单单把秘书文员分类得那么仔细、那么单一了。在各大江门网站,甚至其他地方的网站,都不难看到,现在招聘的文员人才所要负责的任务已经不是单一的打字、翻译、打印、接打电话、接待客户、文件归档等,而是把它们都综合起来了。现在分的大概有以下几类:
技术文员
主要的职责是技术部文件的归档和管理。技术部文件的打印。绘制机械图纸。技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达等。
推广文员
主要的职责是收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表以及监播资料,与财务核对当月宣传推广产品费用及与代理商核对宣传品发入数量,促销员管理费、培训费的报销等。
工程文员
主要的职责是负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差,材质、规格及样品的用途。开打样单,跟踪打样的进程,画图纸,查找技术资料并把资料归类存档等。
业务文员
主要的职责是负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用,接待客户、接听电话,打印资料,起草合同,负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作等。
行政文员
主要的职责是负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作,起草公司行政会议及其他例会的会议纪要,负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接收、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理,负责各类文件档案的入库工作并做好统计,负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录,及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作,负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便,负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符,每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制,完成部门经理临时交办的相关任务。要对文件数据的准确性负责,要对所保管的文件安全保密负责,要对工作程序的执行效果负责,绝不允许其他部门或人员查阅文件等。
前台文员
主要的职责是具备良好的服务意识,沟通能力要强,还有职业道德,每家公司对前台文员的要求不同,工作范围也就有所不同,有所区别,想真正做好一名称职的前台文员。就是得到了公司和你上司的认可,这个认可建立在他们对你的要求上,所以应该根据公司的要求来调整学习的方向,而不是独立于公司之外来谈这个问题等。
销售文员
主要的职责是准备各种销售文件、租房协议、备忘录、合同和销售契约等,负责各种文件的打印、上报和下发,按规定收取文件,进行归档处理,负责接听电话、留言,处理办公室日常事务,完成销售经理布置的其他各项工作等。
在现今新技术革命浪潮的冲击下,中国各个地方的管理工作都有所提高,正在不断进步,大大地推进了办公的自动化。这样就要求文员工作者不但要有更新观念,而且还要掌握更加丰富的科学知识,具有使用现代化设备的各种软件和硬件的技能。同时文员的素质也是一个很关键的要素。
二、文员的素质,分为生理素质和心理素质。
生理素质指的是有机体生来具有的某种解剖生理特点,特别是神经系统、脑、感觉器官和运动器官的解剖生理特点。
心理素质,又称非智力结构,是指一个人的个性心理品质,包括心理过程、
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