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国际关系学院 档案管理规章制度汇编 党委学院办公室 二○一二年三月 前 言 高校档案工作是高校事业发展的重要组成部分，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录，也是评估教学质量、科研水平，衡量学校管理水平，维护学校权益和保存学校历史的重要依据。科学完整的管理制度是学校档案工作制度化、科学化、规范化的保证。为了进一步推动学校档案工作科学发展，我们编辑了这本《国际关系学院档案管理规章制度汇编》，希望能对各部门档案工作有所助益。编辑中的不足和疏漏之处敬请指正。 党委学院办公室 二○一二年三月 目 录 一、国际关系学院档案管理规定 4 二、国际关系学院文书档案管理实施办法 13 三、国际关系学院文书档案保管期限表 21 四、国际关系学院文书档案立卷归档操作流程 55 五、国际关系学院教学档案和出版档案管理实施办法 59 六、国际关系学院科技档案管理实施办法 65 七、国际关系学院声像档案管理实施办法 76 八、国际关系学院会计档案管理实施办法 83 九、国际关系学院实物档案管理暂行规定 90 十、国际关系学院档案借阅制度（修订） 94 十一、兼职档案员工作职责（修订） 96 十二、国际关系学院档案室保密安全制度 97 十三、国际关系学院档案库房安全制度 98 国际关系学院档案管理规定 第一章 总则 第一条 为规范和加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》(第 27 号令)及《国家安全机关院校档案管理规定》等法律法规，结合学校实际，制定本规定。 第二条 国际关系学院档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。 第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。各单位都要重视档案工作，保障档案工作依法开展。 第四条 学校档案工作由院长领导，其主要职责是: （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度; （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展; （三）建立健全与本校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费; （四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 学校党委学院办公室分管档案工作的领导协助院长负责档案工作。 第二章 机构设置与人员配备 第五条 档案室是学校档案工作的职能管理部门，是保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是: （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作; （二）拟定并负责贯彻落实学校档案工作规章制度，对各部门档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责; （三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料; （四）编制检索工具，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作; （五）开展档案的开放和利用工作; （六）开展学校档案工作人员的业务培训; （七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能; （八）开展国内外档案学术研究和交流活动。 第六条 学校档案工作实行部门负责制，各系、处、部负责本部门文件的整理和归档工作。各部门负责人应当指定本部门档案工作的分管领导，负责督促本部门人员执行学校档案管理规定，组织立卷归档工作及时有序开展;应当配备兼职档案员，具体承办本部门文件的收集、整理、立卷和归档工作;档案室应当加强立卷指导工作。 第七条 档案室应当配备档案工作专职人员，其编制人数由学校根据档案数量和工作任务确定。 第八条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第三章 档案管理 第九条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。 第十条 纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。文件材料的归档范围是: （一）文书档案:学校在党群、行政管理及外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等各种形式的材料，均属文书档案。按《国际关系学院文书档案管理实施办法》执行。 （二）教学档案:学校在教学管理和教学实践